Zeit sparen heißt Geld sparen: Mit Qualitätsmanagement in der Praxis punkten

Zwei Freunde gehen im Wald spazieren und treffen auf einen Holzfäller, der schwitzend und fluchend mit der Säge einen Baumstamm zerteilt. Sie sehen, dass der Mann mit stumpfer Säge arbeitet, und fragen ihn: „Warum schärfen Sie denn Ihre Säge nicht? Es würde Ihnen die Arbeit leichter machen.“ Der Holzfäller schaut kaum auf und zischt die beiden an: „Ich muss hier sägen, ich habe keine Zeit, die Säge zu schärfen!“ Der arme Holzfäller befindet sich in einem Teufelskreis, den wir alle kennen: Not- und Behelfslösungen werden zum Standard, unsere „Säge“ wird stumpfer und es kostet uns mehr und mehr Zeit, unser gewünschtes Ergebnis zu erzielen. Mit einem QM-System schärfen Sie die Säge und verschaffen sich und dem gesamten Team die besten Voraussetzungen, um eine optimale Versorgung der Patientinnen und Patienten zu gewährleisten und das eigene berufliche Potenzial zu entfalten.
 

Bewusstsein und Begeisterung für QM schaffen

Eine QM-Beauftragte, die das Thema in die Hand nimmt und sich topaktuell mit den Richtlinien zu Hygiene, Datenschutz & Co. auskennt, ist ein Gewinn für jede Praxis, doch sie sollte sich auf keinen Fall als Einzelkämpferin verdingen: QM ist eine Teamaufgabe. Tägliche Praxisabläufe analysieren, Zeitfressern gemeinsam auf die Spur kommen, Prozesse veranschaulichen und schon dadurch Verbesserungspotenzial gemeinsam entdecken macht Spaß. Gut durchdachte, anonyme Mitarbeiter- und Patientenbefragungen sind ebenso wichtige Bausteine für ein funktionierendes QM und dienen der Früherkennung kritischer Themen, bevor diese zum Problem werden können. Schaffen Sie ein Bewusstsein dafür, dass die Analyse und Dokumentation des Praxisbetriebs eine Fleißarbeit ist, die dem Praxisteam, den Patientinnen und Patienten und auch dem Unternehmen Arztpraxis in wirtschaftlicher Hinsicht echten Mehrwert bringen kann. 
 

Wieso, weshalb, warum? Vertrautes infrage stellen 

Es gibt verschiedene QM-Systeme für Arzt- und Zahnarztpraxen. Wer sich vorab mit den jeweiligen Schwerpunkten und Besonderheiten befasst, kann das für die eigene Praxis am besten geeignete System finden. Zum QM gehört etwa die Organisation des eigenen Arbeitsplatzes und die Überprüfung der Laufwege in der Praxis: Wenn jemand mehrmals innerhalb einer Stunde die ganze Praxis durchqueren muss, um Dokumente aus einem Schrank zu holen, sollte die Möglichkeit einer näheren Lagerung geprüft werden. Prozesse und Infrastrukturen haben oft historische Gründe, die gar nicht mehr vorliegen. Erlauben Sie sich, alles radikal infrage zu stellen. Alltägliche Situationen wie ein Papierstau am Drucker sollten nicht mehrere Teammitglieder vereinnahmen: Schnellanweisungen an jedem elektronischen Gerät – etwa für den Tonerwechsel oder die Behebung eines Papierstaus – tragen zusätzlich zu einem reibungslosen Praxisalltag bei. 
 

Transparent und nachvollziehbar dokumentieren 

Sämtliche QM-Dokumente sollten an einem einzigen Ort im PC-System übersichtlich, transparent und nachvollziehbar abgelegt sein. Zu den Themen Hygiene, Datenschutz, Arbeitsschutz und Medizinprodukte empfehlen sich eigene Ordner mit logischen Unterordnern: Im Falle einer Begehung sollten Hygieneplan, Reinigungspläne, jährliche Unterweisungen, Checklisten und Arbeitsanweisungen schnell zur Hand sein. Auch für die Anmeldung, die Warenwirtschaft, das Notfallmanagement und andere Bereiche kann sich ein eigener Ordner anbieten. Je nach Praxisbetrieb kann etwa auch ein Ordner „Hausbesuch“ sinnvoll sein, der alles Wissenswerte rund um den Hausbesuch bereithält. Gliedern Sie Ihr QM grundsätzlich so, dass auch ein neues Teammitglied sich zurechtfinden könnte. Wichtig: Schützen Sie die QM-Dokumente vor unkontrollierter Veränderung. Nur die Qualitätsmanagementbeauftragte und die Praxisleitung, ggf. andere Beauftragte für IT oder Hygiene, dürfen Dateien verändern. Andere Teammitglieder haben lediglich Leserechte, können sich mit Veränderungsvorschlägen aber jederzeit an die QM-Beauftragte wenden. Veraltete Dokumente können archiviert werden, sollten aber durch sprechende Dateibezeichnungen leicht als veraltet identifiziert werden können. 
 

Die Säge schärfen

Der Praxisalltag ist anspruchsvoll und voller Überraschungen, auch bei der besten Vorbereitung verläuft kaum ein Tag wie geplant. Umso wichtiger ist es, die Säge zu schärfen und sich die Arbeit dort, wo man kann, leichter zu machen.