Work-Life-Balance für MFAs und ZFAs

In einer Praxis läuft kein Tag streng nach Plan. Notfälle, aber auch unangemessene Anspruchshaltungen, von innen und von außen, bringen unsere eigene Arbeitsplanung durcheinander und sorgen dafür, dass wir Liegengebliebenes oft erst zum Feierabend richtig angehen können. Trotz sorgfältiger Vorbereitung laufen wir unserem ursprünglichen Zeitplan nicht selten hinterher, wir werden im Job zu Getriebenen, Hektik und Überlastung übertragen sich auf Psyche und Privatleben und es droht die völlige Erschöpfung. Wer die folgenden Schritte beherzigt, kann dem vorbeugen und die Kontrolle behalten.
 

Analyse: Wie gehe ich mit meiner (Arbeits-)Zeit um? 

Halten Sie zunächst einen Tag lang fest, wie Sie Ihre Zeit in der Praxis verbracht haben. Ob handschriftlich, am PC, mit einem alten Diktiergerät, das noch in der Praxis liegt, oder mit der Diktierfunktion Ihres Smartphones: Betreiben Sie diesen kleinen Mehraufwand so, wie er für Sie am einfachsten zu bewerkstelligen ist. Sie werden erstaunt sein, wie viel Sie an einem Tag geschafft haben. Sie werden aber auch die Zeitfresser deutlicher sehen. Unangemeldete Patientinnen und Patienten, die dazwischengeschoben werden; mangelnde Abstimmung im Team; Kolleginnen, die ihre liegen gelassene Arbeit abwälzen; unklare Aufgabenverteilung im Praxisteam; zu engmaschige Terminplanung ohne regelmäßige Zeitpuffer; unklare Ablageorte; misslingende Kommunikation; ungelöste Konflikte; permanente Unterbrechung der Arbeit durch Telefonate und E-Mails zwischendurch und nebenbei, anstatt für diese im Tagesablauf ein störungsfreies Zeitfenster zu blocken und vieles mehr: Das alles kostet unnötig Zeit. Entlasten Sie sich selbst und andere proaktiv: Beginnen Sie am besten mit einem Organigramm aller Praxisangestellten mit Zuständigkeiten, Foto und Namen im Wartezimmer. Verschaffen Sie sich selbst und anderen Klarheit über Ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten im Team und die Zeitfenster Ihrer Verfügbarkeit. Setzen Sie sich für wiederkehrende Aufgaben täglich, wöchentlich und monatlich feste Termine, aus denen Sie tatsächlich nur in Notfällen gerufen werden dürfen. Integrieren Sie eine Notfallsprechstunde und Puffertermine in Ihren Terminkalender, geben Sie diese Information an die Patienten weiter und halten Sie als Team auch selbst Ihre Regeln ein. Lassen Sie sich bei den vielen Telefonaten von KI-gesteuerten Telefonsystemen unterstützen. Starten Sie mit einem morgendlichen 5-Minuten-Up-Date, sodass alle zu aktuellen Themen auf dem Laufenden sind.
 

1. Positive Ziele formulieren und achtsam mit der eigenen Zeit umgehen 

An den richtigen Stellen freundlich, aber bestimmt „Nein“ zu sagen, ist ein guter Schutz vor Zeitfressern. Wenn es nur so leicht wäre! Gegenüber aufgebrachten und besorgten Patientinnen und Patienten oder einer Kollegin, die Kummer hat, fällt ein Nein nicht so leicht wie im Lehrbuch, ist aber erlernbar. Nehmen Sie sich selbst, Ihr eigenes Wohlergehen, Ihre eigenen Aufgaben und Prioritäten und Ihre eigene Zeitplanung ernst und wichtig. Wenn wir selbst unsere begrenzten zeitlichen Kapazitäten nicht wertschätzen und achten, warum sollten andere es für uns tun?  

Wir Menschen lernen leider auch schnell, bei wem wir „emotionalen Ballast“ gut abladen können. Wenn Patienten oder Kolleginnen lästern und nörgeln, müssen Sie nicht darauf eingehen, sie dürfen das Gespräch führen und Ihren Tag selbst moderieren. Einfache Sätze wie „Jetzt kümmern wir uns erst mal um Ihre Blutwerte“ oder „Lass uns zuerst den AB abhören und den Tag durchsprechen“ können Wunder wirken und Signale setzen, ohne abzulehnen. Bei Konflikten verweisen Sie jeweils auf das richtige Forum, etwa das Beschwerdemanagement oder Ihre Teambesprechung, oder bieten Sie einen Termin an, um das Problem zu besprechen. Sie können und müssen nicht jedes Problem zwischen Tür und Angel lösen. Stellen Sie sich Ihrer Angst, sich unbeliebt zu machen, wenn Sie sich abgrenzen. Vielleicht wartet eine überraschende Erfahrung auf Sie: Tatsächlich kann, wer sich gesund abgrenzt, darin auch ein Vorbild werden – fürs gesamte Team bis hin zur Praxisleitung. 
 

     2. Das Mindset ändern: Einen Schritt voraus statt zwei Schritte hinterher 

Temporeich wird der Praxisalltag immer sein. Aber wenn Sie das Thema in die Hand nehmen, sich mit allen an die abgesprochenen Regeln halten, Prioritäten setzen und selbst über Ihre Zeit verfügen, bevor es jemand anderes macht, haben Sie eine Chance, den Anforderungen einen Schritt voraus zu sein, anstatt ständig hinterherzuhinken. Nehmen Sie sich Zeit, Arbeitsprozesse zu reflektieren und nach Erleichterungen Ihres Arbeitsalltags zu suchen – bei sich selbst, aber auch gemeinsam im Team. Das Praxisteam der Arztpraxis Dr. Andratschke aus Sauerlach, Gewinner des MFA-Awards 2022, ließ dazu die Praxis sogar für einen Tag geschlossen: „Nehmen Sie sich die Zeit, ziehen Sie sich als Team zurück und entwickeln Sie gemeinsam konkrete Perspektiven, wie Sie den Praxisalltag in Zukunft gestalten werden“, sagt Praxismanagerin Bianca Gnirß: „Die Praxis bleibt dann mal einen Tag geschlossen, aber auch die Patientinnen und Patienten werden davon profitieren.“ Sie und Ihr Team können wieder Oberwasser gewinnen, auf der Welle reiten, anstatt von ihr überrollt zu werden, und sogar Neuerungen frühzeitig auf dem Schirm haben und entspannt umsetzen.