Praxis-IT: Was bedeuten die Fehlercodes des Kartenlesegeräts?

MFAs sind Probleme mit der Praxis-IT nicht hilflos ausgeliefert

Sie kennen das sicher: Beim Einstecken der elektronischen Gesundheitskarte (eGK) eines Patienten streikt das Kartenlesegerät und zeigt einen kryptischen Fehlercode. Oder noch schlimmer: Das Kartenlesegerät stürzt ab oder setzt zum Neustart an. Und wenn es ganz schlimm kommt, legt die Störung sogar das gesamte Praxisverwaltungssystem (PVS) lahm. Der ganze Praxisbetrieb kommt ins Stottern. Stress pur!

In solchen Situationen zahlt es sich aus, einige Grundkenntnisse zum Kartenlesegerät parat zu haben. Noch besser ist es, wenn man dem IT-Dienstleister schon erste Hinweise zur Störung geben kann, die möglicherweise vorliegt. Deshalb empfahl der IT-Berater Lars Konuralp auf dem Deutschen MFA-Tag und ZFA-Tag am 25. Juni in München allen MFAs, sich mit den grundlegenden Komponenten der Praxis-IT zu beschäftigen. Das schützt auch vor unlauteren IT-Dienstleistern. 

Fehlercodes des Kartenlesegeräts richtig entschlüsseln

Was können Sie tun, wenn das Kartenlesegerät streikt? Um den Fehler beheben zu können, muss er zuvor richtig zugeordnet werden. Dabei lassen sich zwei Arten von Fehlern unterscheiden:

1. Fehler, die direkt mit der Karte zusammenhängen
2. Technische Probleme, die mit dem Kartenlesegerät zu tun haben

Bei Fehlern, die mit der eGK zu tun haben, erscheinen dreistellige Fehlercodes. Hier die häufigsten:

• 113: Die Karte der Patientin ist veraltet oder älter als die Kartengeneration G1+.
• 114: Die Karte ist gesperrt.
• 106 oder 107: Das Authentifizierungszertifikat der eGK ist ungültig. Achtung: Hier sollten Sie nicht das Ersatzverfahren zur Abrechnung anwenden. Der Patient sollte sich an seine Krankenkasse wenden, um die Karte auszutauschen. Sie können anbieten, eine Privatrechnung auszustellen, die Sie aber wieder stornieren müssen, sobald der Patient im relevanten Quartal eine gültige Karte einlesen lässt.
   

Fehler, die auf die Technik des Kartenlesegeräts zurückzuführen sind, werden mit einem vierstelligen Code angezeigt:

• 3041: Die PIN zur Security Module Card B (SMC-B) muss noch einmal eingegeben werden.
• 3042: Die PIN zum Heilberufeausweis (HBA) muss noch einmal eingegeben werden.
• 3039 oder 3040: Der Prüfungsnachweis kann nicht entschlüsselt werden oder fehlt ganz. Versuchen Sie noch einmal, die Online-Prüfung durchzuführen.
• 4001 bis 4052 oder 4094: Der Konrektor ist defekt oder falsch konfiguriert. Verständigen Sie am besten Ihren IT-Dienstleister. Verhindern solche technischen Probleme den Ablauf, können Sie das Ersatzverfahren anwenden.
   

Seit Beginn des Jahres treten vermehrt Störungen mit der Kartengeneration G 2.1 auf, die auch zum Ausfall der gesamten Praxissoftware führen können. Mit dieser Kartengeneration können Patientinnen das eRezept via App nutzen, die technische Ausstattung der Karte stört jedoch bei Kartenterminals des Herstellers Wordline Healthcare GmbH (früher Ingenico) wesentliche Funktionen. Die Kassenärztliche Bundesvereinigung (KBV) teilte gegenüber der Zeitschrift Arzt & Wirtschaft mit, dass Praxen einen Zuschlag von gut 35 Euro erhalten sollen, wenn sie das Gerät austauschen müssen.

Tipps für den Umgang mit IT-Dienstleistern

Der IT-Berater Konuralp sagte auf dem Kongress in München, dass es hilfreich sei, klar mit den IT-Dienstleistern zu kommunizieren. Das gelinge umso leichter, wenn Praxisbeschäftigte Grundkenntnisse zur Praxis-IT besäßen. Dann fiele es dem Team auch leichter, Fehler bei der IT-Beratung zu erkennen. Nicht selten würden Dienstleister krude Tipps geben, zum Beispiel das Kartenlesegerät in Alufolie zu packen.

Konuralp rät dazu, sich Formulierungen zu überlegen, die unmissverständlich sind, wie z. B.: „Wir brauchen Ihre Hilfe jetzt!“ Denn bei den meisten Problemen mit der IT könne man eben nicht 3 Tage warten. Wer unzufrieden mit seinem IT-Dienstleister sei, solle am besten den Vertrag prüfen und gegebenenfalls den Anbieter wechseln, so Konuralp.