Miteinander sprechen, aber richtig!

Chaotische Teamsitzungen, wer kennt sie nicht: Teammitglieder verstehen nicht, worum es geht, und schweifen ab, die Teamleitung ist frustriert, weil niemand sich einbringt. Wenn dann auch noch der Magen knurrt, Stühle fehlen oder die Technik streikt, droht Frust. Gut vorbereitete, effiziente Besprechungen dagegen machen Spaß und bringen Team und Praxis weiter. 
 

Die drei Phasen erfolgreicher Teambesprechungen 

Vorbereitung ist die halbe Miete: In Phase 1 legen Sie Zeit, Ort und Teilnehmerkreis fest. Definieren Sie Themen und Ziele. Gleichen Sie im Vorfeld ab, ob Teilnehmerkreis und Inhalte auch zusammenpassen und wie viel Raum sie einzelnen Themen im Plenum geben möchten. Planen Sie Ihre Moderation und die Zeiteinteilung (max. 90 Minuten) und stimmen Sie die Agenda vorher mit der Praxisleitung ab. Besprechen Sie sich mit Teammitgliedern, die etwas präsentieren möchten. Stellen Sie das Funktionieren der Technik sicher und sorgen Sie für ausreichend Sitzplätze, Licht, frische Luft und eine wertschätzende Atmosphäre. Klären Sie ebenso im Vorfeld, wer Protokoll führt. Laden Sie frühzeitig inklusive Tagesordnung zum Besprechungstermin ein. Alle Teammitglieder sollten am gesamten Termin teilnehmen können. Wer nicht teilnimmt, ist verpflichtet, das Protokoll zu lesen. Jedes Teammitglied kann Themen einbringen, etwa über eine Vorschlagsliste im Sozialraum.

Phase 2 ist die Teambesprechung selbst. Schon der Eröffnungssatz kann die folgende Gesprächskultur prägen, indem er persönliche Wertschätzung und Respekt gegenüber den Teilnehmenden zeigt und gleichzeitig klar macht: Wir haben konkrete Ziele, die wir als Team angehen. Nennen Sie zu Beginn alle Themen des Meetings und deren aktuellen Stand, die jeweiligen Besprechungsziele und den Zeitplan. Planen Sie Zeit für Diskussion ein. Eröffnen und schließen Sie jedes Thema ausdrücklich, um Abschweifungen vorzubeugen. Am Ende des Meetings wiederholen Sie zu allen Themen klar, wer was bis wann erledigt haben sollte. Eine kurze Feedbackrunde am Schluss hilft, die Teambesprechung organisatorisch und inhaltlich zu optimieren: Was war gut, was behalten wir bei? Was sollten wir beim nächsten Mal anders machen? Auch der Abschluss sollte positiv und wertschätzend formuliert sein. Dass das Besprochene auch umgesetzt wird, hängt von der wirksamen Nachbereitung in Phase 3 ab: Das Protokoll, das Teilnehmende, Verantwortlichkeiten und Fristen übersichtlich zeigt, möglichst zeitnah zur Verfügung gestellt werden. Die Teamleitung prüft, ob die Aufgaben fristgerecht erledigt werden. 
 

Konfliktgespräche moderieren: Kooperative Problemlösung

Wo Menschen in Beziehung sind, entstehen Konflikte – das gilt am Arbeitsplatz ebenso wie in Familie und Freundeskreis. Neben Teambesprechungen sollte eine Teamleitung deswegen auch Konflikte im Team, bei denen sie selbst nicht zu stark involviert und deshalb befangen ist, kommunikativ bearbeiten können: Wählen Sie einen sachlichen Einstieg und vermeiden Sie Vorwürfe. Suchen Sie Lösungen, keine Schuldigen. Formulieren Sie konstruktiv die Ziele des Gesprächs, etwa „gemeinsam Regeln aufzustellen, mit denen wir alle gut leben können.“ Erklären Sie sachlich und ruhig, was Sie beobachtet und welche Schlüsse Sie bisher gezogen haben. Trennen Sie bewusst Ihre Wahrnehmung („Am Freitag hast du …“) von Ihrer Interpretation des Wahrgenommen („Daraus habe ich geschlossen, dass …“). Fragen Sie unvoreingenommen nach und hören Sie aufmerksam zu und versuchen Sie, sich in alle Konfliktbeteiligten hineinzuversetzen und deren Sicht der Dinge nachzuvollziehen und nachzuempfinden. Waren Ihre Beobachtungen korrekt? Haben Sie die richtigen Schlussfolgerungen gezogen? Überlegen Sie gemeinsam, was geändert werden muss, um das Problem zu lösen, in Zukunft zu vermeiden oder zu regulieren. Würdigen Sie dabei die Vorschläge anderer mindestens wie die eigenen und halten Sie sich als Moderatorin oder Moderator mit Lösungsvorschlägen möglichst zurück: Nur wer sich an der Erarbeitung einer Lösung beteiligt fühlt, wird diese auch mittragen. Fassen Sie auch hier am Ende des Gesprächs Ergebnisse zusammen und vergewissern Sie sich, dass ein Konsens gefunden ist. Bedanken Sie sich, unabhängig von der Vorgeschichte, für die Bereitschaft zum Gespräch und die gemeinsamen Anstrengungen.