Zi-Studie: Nutzende beschrieben Praxissoftware vielfach als dysfunktional

Die Berliner Hausärztin Dr. Irmgard Landgraf arbeitet seit 30 Jahren mit dem gleichen PVS. Zudem unterrichtet sie Medizinische Fachangestellte in Digitalkompetenz. Von ihnen hört sie regelmäßig von IT-Problemen und regte diese Umfrage mit an. „Sie hat alle Erwartungen erfüllt, für uns entwickelt sich vieles in die richtige Richtung“, sagte sie anlässlich der Vorstellung des PVS-Rankings.
 

Unzuverlässige IT gefährdet gesundheitliche Versorgung

Im zweiten Quartal 2023 waren auf dem deutschen Markt 130 Softwareprodukte für Praxisverwaltungssysteme (PVS) mit 118.630 Installationen vertreten. Während manches System nur einmal installiert war, liefen andere PVS auf 11.233 Praxisrechnern. Welches PVS für den eigenen Arbeitsbereich am besten geeignet ist, ist jedoch oft unklar. Das Studienteam wies darauf hin, dass eine hohe Fehleranfälligkeit der TI-Anwendungen und des PVS die medizinische Versorgung beeinträchtigt. Zudem belegen internationale Studien, dass nicht zuverlässig laufende Praxissoftware Zeit und Ressourcen raubt und zu Burn-out führen kann.
 

PVS sind notwendig, aber bisher intransparent

Für die Studie waren im März und April 2024 bundesweit im ambulanten Bereich niedergelassene und angestellt tätige Ärztinnen und Ärzte, Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten sowie angestelltes Praxispersonal online befragt worden. Die 23 bzw. 24 (MFA) Fragen konnten anonym in 5 bis 10 Minuten beantwortet werden. In die Analyse flossen schließlich vollständige 10.245 Bewertungen ein. Gemessen wurden u. a. die Benutzerfreundlichkeit (Usability), die Nutzerzufriedenheit, die Wechselbereitschaft und 17 mögliche Fehlersituationen. In das PVS-Ranking wurden nur die 39 PVS aufgenommen, für die mindestens 20 Bewertungen vorlagen. 
 

Die wichtigsten Ergebnisse des PVS-Rankings

• Usability, Nutzerzufriedenheit und Bereitschaft zum PVS-Wechsel unterscheiden sich zwischen den PVS

• Je geringer Usability und Nutzerzufriedenheit sind, umso höher ist die Bereitschaft zum PVS-Wechsel

• Wechsel zu PVS mit höher bewerteter Usability hat positiven statistischen Einfluss auf Nutzerzufriedenheit
   

Konkret:

• Je mehr Sekunden Klicks benötigt werden, umso geringer die Usability.
• Je mehr Klicks benötigt werden, umso geringer die Nutzerzufriedenheit.
• Je mehr Sekunden/Klicks benötigt werden, umso höher die berichtete Anzahl an Fehlersituationen.

Welche Fehler am meisten nerven

Für jedes der 39 involvierten PVS wurden 17 Fehlersituationen abgefragt. Wenig verwunderlich: Je mehr Fehlersituationen berichtet werden, desto geringer sind Benutzerfreundlichkeit und Nutzerzufriedenheit und umso höher ist die Bereitschaft zum PVS-Wechsel. Für „Fehler nach Update des PVS“, bei der „Kodierung von Diagnosen“ und bei der „Kalenderfunktion“ sah das Forscherteam die stärksten Effekte. Aber auch „Scannen und Drucken“, „Ausstellen von Rezepten“, „Verbindungsaufbau mit dem Konnektor“, „Erstellung von Quartalsabrechnungen“, „Signaturvorgang“ und „bei der Telematik-Infrastruktur“ sorgten für Ärger.
 

Faktoren, die die Zufriedenheit mit der Praxissoftware beeinflussen

„Es spielt eine große Rolle, wie eine Anlage betreut wird“, meint Jens Naumann, Geschäftsführer von Medatixx. Sein Unternehmen ist mit 3 Systemen am Markt. 47.000 Ärzte und 100.000 MFAs arbeiten mit den PVS. Dass „unsere bestbewertete Software das älteste und funktionalste Produkt ist“, erstaunte ihn offensichtlich. Dennoch gebe das PVS-Ranking wichtige Impulse, die Software stetig zu optimieren. „Viele Arztpraxen müssen noch mit Software arbeiten, die nicht ihren Ansprüchen genügt. Das müssen sie nicht“, ist Peter von der Burchard von T2med überzeugt. Seine Firma pflegt zum Austausch eine eigene Community. „Das ist anstrengend, aber notwendig. Wir sind gewohnt, am Ohr der Praxis und der MFA zu sein.“

Für die Nationale Agentur für Digitale Medizin (gematik) sei es schwer, auf die zahlreichen Patientenverwaltungssysteme Einfluss zu nehmen. „Eine Kompatibilitätsprüfung prüft nicht die Benutzerfreundlichkeit“, erklärt Roberto Hengst. Und: „Anwender in den Primärsystemen wissen oft nicht, woher die Fehler kommen.“ Obwohl sie ein gutes Bild über auftretende Störungen habe, wolle die gematik das Störmanagement intensiver gestalten. Wer über aktuelle Störungen informiert werden möchte, kann hier den WhatsApp-Kanal des Fachportals abonnieren.
 

PVS kündigen oder behalten?

Laut PVS-Ranking arbeitet die überwiegende Zahl der Praxen mit dysfunktionaler Software. Und das, obwohl mit der Einführung der elektronischen Patientenakte (noch mehr) Stabilität gefordert ist. Die Studie soll daher ab April/Mai 2025 fortgeführt werden.

Im Arbeitsalltag bleiben die Fragen, wann das PVS gewechselt werden sollte. Der damit verbundene Aufwand bezüglich Datenüberführung, Kosten, Umschulungsaufwand und die Angst vor Datenverlust schreckt viele Nutzende ab. Auch die Kündigungsfristen sind bisher uneinheitlich, wobei Expertinnen und Experten Fristen zwischen einem und 3 Monaten favorisieren und eine überlappende Nutzung zwischen altem und neuem System von mindestens 4 Wochen empfehlen.

Wer sein PVS gewechselt hatte, berichtete von Verbesserungen. Allerdings komme es laut Studienteam darauf an, zu welchem PVS gewechselt wird.

DM