Worauf es bei Mitarbeitergesprächen ankommt

Auch im Digitalisierungszeitalter bleiben Vier-Augen-Gespräche zwischen Führungsperson und Mitarbeiterin wichtig. Es ist nachgewiesen, dass das bewährte Führungsinstrument Beschäftigte stärker an ihr Unternehmen binden kann. Während Praxisinhaber und Praxismanagerinnen oft geschult sind, wie Mitarbeitergespräche optimal und vertrauensvoll durchgeführt werden, sind insbesondere jüngere Praxisangestellte unerfahren. Was beide Seiten wissen sollten.

In Arzt- und Zahnarztpraxen sprechen Vorgesetzte und Angestellte täglich miteinander. Wenn das (meist jährliche) Mitarbeitergespräch nach wie vor für so wichtig gehalten wird, muss es andere Funktionen als den laufenden funktionierenden Praxisbetrieb haben. Vor allem muss es außerhalb des Alltagsbetriebes in einer ruhigen ungestörten Atmosphäre geführt werden, um mehr Chance als lästige Pflicht zu sein.

Je nach Form unterschiedliche Gesprächsinhalte

Mitarbeitergespräch ist nicht gleich Mitarbeitergespräch. Diese 4 Formen gilt es zu unterscheiden, bevor die inhaltlichen Schwerpunkte gesetzt werden:

Entwicklungsgespräch

Dies ist in der Regel das klassische Mitarbeitergespräch. Hier werden bisherige Leistungen und Ziele der Mitarbeitenden reflektiert. Wo sieht sich die MFA/ZFA? Welche Karrierewünsche hat sie? Gibt es Probleme? Welche Lösungen sind möglich?

Beurteilungsgespräch

Hier wird die Leistung von Mitarbeitenden und Vorgesetzten eingeschätzt. Die Selbst- und Fremdeinschätzung soll die künftige Zusammenarbeit verbessern.

Konfliktgespräch

Bei aktuellen Anlässen, beispielsweise wenn sich Mitarbeitende gegenüber Patienten und Patientinnen oder im Team regelmäßig im Ton vergreifen, wird nicht bis zum jährlichen Mitarbeitergespräch gewartet, sondern zeitnah ein Termin angesetzt und eine konstruktive Lösung gesucht.

Informationsgespräch

Dabei werden – auch in der Gruppe möglich – wichtige unternehmensbezogene Informationen mitgeteilt. Das kann die Einstellung von Azubis oder angestellten Ärzten betreffen, aber auch strukturelle Neuorganisationen wie einen Praxisumzug oder eine längere Schließung bzw. Vertretung infolge von Krankheit.

Wie sich MFAs und ZFAs vorbereiten können

Ein von einem Team des Instituts für Arbeits-, Sozial- und Umweltmedizin der Universität Düsseldorf entwickelter 15-seitiger Gesprächsleitfaden für Medizinische Fachangestellte zum Führen von Mitarbeitergesprächen mit Vorgesetzten in Hausarztpraxen kann im Internet kostenfrei heruntergeladen werden. Er beinhaltet konkrete Vorbereitungshinweise und Formulierungsvorschläge, die entsprechend der individuellen Situationen angepasst werden sollen. Die Forschenden waren davon ausgegangen, dass „Mitarbeitergespräche als Instrument der Personalführung in Arztpraxen noch nicht weit verbreitet sind“.

In Dialog gehen und Konflikte nicht ausblenden

Das Team der Uni Düsseldorf weist in seinem Forschungsbericht zum deshalb entwickelten Gesprächsleitfaden darauf hin, dass die soziale Interaktion zwischen ärztlichen Vorgesetzten und MFAs von einem Machtgefälle geprägt sein kann. Arbeitgebende entscheiden über Einstellungen und Kündigungen. Auch die Gesprächsvoraussetzungen können infolge von Bildungsunterschieden oder ungleichen Kommunikationskompetenzen erschwert sein.

Ob die Praxisleitung die Gespräche selbst führt oder Einzelaspekte an die Praxismanagerin delegiert – jedem Teammitglied muss wertschätzend, offen und empathisch begegnet werden. Das Gegenüber muss sich ermuntert fühlen, ggf. auch Kritisches zu erwähnen. Dieses Recht sollen Vorgesetzte und Angestellte unbedingt wahrnehmen, denn verschwiegene Konflikte lösen sich selten von allein, sondern verstärken sich.

KOALA-Formel, wenn es kritisch wird

Jochen Mai empfiehlt in seinem ultimativen Leitfaden zum Mitarbeitergespräch für Führungskräfte UND Mitarbeiter, „Auf Augenhöhe“, die KOALA-Formel für kritische Mitarbeitergespräche (zum Download als PDF). KOALA setzt sich aus den Anfangsbuchstaben für Kontakt, Orientierung, Anlass, Lösung und Abschluss zusammen und meint konkret:

Halten Sie respektvollen Smalltalk, um in Kontakt zu kommen.
Bevor Sie Kritik äußern, sagen Sie, warum Sie dieses Gespräch wollten. Formulieren Sie ein konstruktives Ziel!
Um den Anlass zu beschreiben, nutzen Sie ICH-Botschaften und geben Sie Ihrem Gegenüber Raum, seine Sicht darzustellen.
Hören Sie aktiv zu, fragen Sie nach und suchen Sie gemeinsam nach einer praktikablen Dauerlösung. Vereinbaren Sie verbindlich, wie das Problem in Zukunft vermieden werden kann.
Halten Sie die Ergebnisse in einem Protokoll fest. Danken Sie abschließend für das Gespräch und das Ergebnis.

Was MFAs sich am häufigsten wünschen

Die für die Entwicklung des in Düsseldorf entwickelten Gesprächsleitfadens interviewten MFAs wünschten sich vor allem

ein höheres Gehalt (87 % der Befragten),
weniger Multitasking (68 %),
mehr Wertschätzung der geleisteten Arbeit (61 %),
mehr Verständnis (60 %),
eine verbesserte Praxisorganisation (55 %) und
mehr Fortbildungsmöglichkeiten für sich selbst (55 %) sowie für ärztliche Führungskräfte im Bereich der Personalführung (75 %).

Mitarbeitergespräche im New Work-Zeitalter

Einige Wissenschaftler und Praktikerinnen halten das bisher gekannte klassische Mitarbeitergespräch für nicht mehr zeitgemäß. Im New Work-Zeitalter rücken Sinnfragen mehr und mehr in den Vordergrund. So sollten moderne Mitarbeitergespräche regelmäßig aktualisiert und auf ihren erzielten Mehrwert geprüft werden. Evidenzbasierte Ansätze sollen genutzt werden und die Gespräche sollen flexibel auf die individuellen Bedürfnisse der Mitarbeitenden ausgerichtet sein. Auf der DIGICON24, einem kostenlosen digitalen Event für eine zukunftssichere Arbeitswelt am 2. Februar 2024, werden beispielsweise einige innovative Ansätze vorgestellt.