Wie KIM das Fax ersetzt – Beispiel: Ersatzbescheinigung

Ersatzbescheinigungen per Fax: aufwändig

Vor allem rund um den Quartalswechsel läuft zu manchen Zeiten das Fax in Arztpraxen heiß. Denn für die Abrechnung der Leistungen mit den Krankenkassen müssen Praxen in der Regel auch das Ersatzverfahren anwenden. Das ist zum Beispiel dann der Fall, wenn Patienten ohne elektronische Gesundheitskarte (eGK) in die Praxis gekommen sind oder wenn beim Einlesen der eGK die Technik versagt hat.

Beim Ersatzverfahren müssen Patientendaten händisch ins Praxisverwaltungssystem eingegeben werden, z. B. das Institutionszeichen der Krankenkasse oder des Kostenträgers und die ersten 10 Stellen der eGK-Versichertennummer. Die nötigen Daten und Formulare werden dann per Fax zwischen Arztpraxen und Kostenträgern ausgetauscht. Der Vorgang ist jedoch relativ aufwändig und papierlastig.
 

Ersatzbescheinigungen per KIM: einfach und schnell

Ein Software-Unternehmen aus Dortmund entwickelte für diesen Prozess vor Kurzem eine technische Lösung, die es möglich macht, das Ersatzverfahren über den Telematik-Dienst KIM (Kommunikation im Medizinwesen) abzuwickeln. Die größte Krankenkasse in Deutschland, die Techniker (TK), ist in der Pilotphase der Partner für diese Anwendung. Die gematik, Ärzteverbände und der Spitzenverband der Gesetzlichen Krankenversicherungen schufen für diese Lösung die technischen Voraussetzungen.

Ende April gab die TK bekannt, dass sie nun als erste Krankenkasse die elektronische Ersatzbescheinigung über KIM versenden könne. Die Bescheinigung könne direkt über die Praxisverwaltungssoftware angefordert werden, die eine entsprechende technische Spezifikation hat. Damit entfalle für Praxen – und Versicherte – der Aufwand, die Bescheinigung bei der Krankenkasse direkt anzufordern. (Wenn TK-Versicherte die Bescheinigungen anfordern, können sie dafür z. B. die App ihrer elektronischen Patientenakte nutzen.)

In Arztpraxen kann das Praxisteam mit wenigen persönlichen Daten eine Anfrage via KIM an die Kasse senden und bekommt dann automatisiert einen Datensatz mit den Versichertendaten zurück. Das System zeigt den Empfang der Daten an. Das Praxisteam übernimmt anschließend die Daten in das Praxisverwaltungssystem und aktualisiert die Versichertendaten – ähnlich wie bei einem gewöhnlichen Versichertenstammdatenabgleich.
 

KIM hat Potenzial

Das Dortmunder Softwareunternehmen versorgt nach eigenen Angaben ca. 15.000 Leistungserbringer, 2 weitere Praxissoftware-Hersteller haben nach Angaben der TK dieses Verfahren auch schon integriert. Weitere Krankenkassen und Abrechnungsdienstleister planen, das Verfahren im Laufe des Jahres anzubieten.

Der TK-Telematik-Experte Stephan Wilke sagt dazu: „Wir hoffen, dass sich dieses Verfahren im Gesundheitswesen durchsetzt, da es eine Win-Win-Win-Situation für Arztpraxen, Krankenkassen und vor allem Versicherte ist. Die elektronische Ersatzbescheinigung ist eine schnelle, digitale und sichere Lösung.“

Doch das Ersatzverfahren ist nicht das einzige Verfahren, das per KIM abgewickelt werden kann. Die Abrechnung von Fällen mit der Berufsgenossenschaft kann elektronisch ebenfalls schon über KIM laufen (DALE-UV). Man darf davon ausgehen, dass zukünftig weitere digitale Anwendungen über den sicheren Kommunikationskanal KIM dazukommen werden.

Das Besondere beim Ersatzverfahren war, dass es auf Initiative aus der Software-Branche entstanden ist – also ohne die Vorgabe durch den Gesetzgeber. Das zeigt, dass sich die elektronische Datenübermittlung aus der Praxis heraus verbessern lässt.