Ungeplante Terminausfälle muss keine Praxis klaglos hinnehmen – es gibt Strategien dagegen

Terminausfälle belasten das Praxismanagement und binden Ressourcen. Sie sind deshalb ein ernst zu nehmendes Problem. Nicht nur für Praxen, sondern auch für Patientinnen und Patienten. Schließlich ist jeder nicht wahrgenommene Termin ein Termin, auf den andere schon lange warten. Das PKV Institut hat bei MFAs und ZFAs nachgefragt, ob Terminausfälle auch in ihrer Praxis vorkommen, und wenn ja, wie häufig. Außerdem wollten wir wissen, was sie dagegen unternehmen.

Praxiszimmer — © Shutterstock / Hananeko_Studio

Ende August hat das PKV Institut eine kleine Umfrage zum Thema „Terminausfälle“ auf Facebook und auf Instagram gestartet. Die Ergebnisse lassen einerseits aufhorchen. Andererseits geben die Antworten Praxen, die noch nicht wissen, wie sie diesem Problem begegnen sollen, wertvolle Tipps und Hinweise zur Bekämpfung dieses Ärgernisses an die Hand.

Auf die erste Frage „Sind Terminausfälle in deiner Praxis ein Problem?“ haben auf Instagram 52 % der Befragten und auf Facebook sogar 75 % der Befragten mit Ja von insgesamt 228 Teilnehmenden geantwortet.

Auf die weiterführende Frage „Wie viele Termine pro Woche fallen aus?“, antworteten bei Instagram 50 % derjenigen, die mit Ja geantwortet hatten, dass ca. 5 % aller Termine unangekündigt ausfallen. Bei Facebook sind es 35 %. Bei 21 % derjenigen, die auf Instagram mit Ja geantwortet hatten, fallen schon 10 % aller Termine aus, bei Facebook sind es sogar 41 %. Und 3 % derjenigen, die auf Instagram mit Ja geantwortet hatten, gaben an, dass mehr als 10 % aller Termine ausfallen, bei Facebook sind es 11 %.

Terminausfälle sind also keine Seltenheit, in manchen Praxen sind sie zu einem echten Problem geworden, für das es dringend einer Lösung bedarf. Das PKV Institut wollte deshalb von den Befragten auch wissen, was sie konkret gegen Terminausfälle tun, sprich welche Maßnahmen sie ergriffen haben, um das Problem einzuhegen. Das sind die Tipps und Hinweise, die uns erreichten.

Maßnahmen zur Eindämmung von unangekündigten Terminausfällen

Vor dem Termin werden die Patienten per SMS erinnert
Schmerzpatienten werden vor dem Termin angerufen
Patienten für PZR-Termine (Professionelle Zahnreinigung) werden vorher angerufen
Patienten werden über ihre Online-Terminvereinbarung (z.B. Doctolib) an ihren Termin erinnert
Lange Termine müssen Patienten auf Nachfrage einen Tag vorher bestätigen
Säumige Patienten bekommen keine kurzfristigen Termine mehr
Säumige Patienten erhalten eine Ausfallgebühr (vorherige Einverständniserklärung vorausgesetzt)
Säumige Patienten werden in der Akte vermerkt
Mehrfach säumige Patienten bekommen keinen neuen Termin mehr

Wenn Sie noch keine dieser Maßnahmen ergriffen haben und unter Terminausfällen in Ihrem Praxismanagement leiden, probieren Sie eine oder mehrere dieser Maßnahmen aus. Und vergessen Sie nicht, Ihre Patientinnen und Patienten darüber zu informieren. Je transparenter Sie vorgehen, desto größer auch deren Verständnis.