So läuft der Praxisbetrieb effizient(er) und effektiv(er)

Phasen der Beschleunigung sollten Phasen der Entschleunigung folgen. Diese Binsenweisheit erklären Sie sicher allen Ihren Burnout-gefährdeten Patientinnen. Aber wie handhaben Sie es selbst? Als Praxismanagerin stehen Sie zwischen Praxisinhaber und Ihrem Team und müssen beiden Interessen gerecht werden. Ihr Chef oder Ihre Chefin will (oder muss) einen Umsatz X erzielen, Ihre Kolleginnen sollten nicht unendlich viele Überstunden leisten. Aber das Wartezimmer ist niemals leer.
 

Ausbalanciertes Zeitmanagement

Sollte Ihnen das bekannt vorkommen, können wenige Fragen helfen, Änderungen zu besprechen und umzusetzen. Zeitmanagement heißt, nicht noch mehr in weniger Stunden zu leisten, sondern vor allem selbstbestimmt zu agieren. Natürlich sind die extern auferlegten Zwänge der ambulanten Gesundheitsversorgung selten zu ändern. Ihre Praxis muss an so und so viel Stunden in der Woche betriebsbereit sein. Das erfordert gute Planung und Einigkeit im Team. Mag eine reine Bestellpraxis beim fachärztlichen Spezialisten funktionieren, werden das die meisten hausärztlichen Praxen für nicht praktikabel halten.

Fehlt ein Überblick der anstehenden Aufgaben, ist die ALPEN-Methode hilfreich. Sie steht für:

A Aufgaben zusammenstellen

L Länge der Durchführungszeit schätzen

P Pufferzeiten reservieren

E Entscheidungen treffen (und Prioritäten festlegen)

N Nachkontrolle

Das Bestell- oder Behandlungssystem muss so aufgebaut sein, dass Unvorhergesehenes erledigt werden kann, seien es medizinische Notfälle oder technische Störungen. Ein unverplantes Zeitfenster von 10 Minuten pro Stunde schafft auch mentale Entlastung.
 

Prioritäten müssen klar sein

Sollen in Ihrer Praxis möglichst viele Menschen behandelt werden oder setzen Sie auf langjährige Bindung von zufriedenen Patienten? Nicht alle Wünsche haben Priorität, mögen sie aus Patientensicht auch dringend erscheinen. Dann sind kommunikative Fähigkeiten gefragt, die ggf. geschult werden müssen. Bei allem Idealismus kann es erforderlich sein, sich regelmäßig auf lokale Gegebenheiten einzustellen. Wer „Nein“ sagt oder sagen muss, sollte Alternativen für Behandlungsbedürftige parat haben. In vielen ländlichen Regionen müssen weniger Praxen mehr Personen behandeln, weil Ärzte keine Nachfolgerinnen finden. In solchen Fällen ist es kaum möglich, „so weiterzumachen wie immer“.

Businesscoachs empfehlen diverse Instrumente von der Eisenhower-Matrix (Link mit PDF-Vorlage) bis zur SWOT-Analyse. Um sich damit zu beschäftigen, brauchen Sie aber einen klaren Kopf. Den haben Sie nur, wenn Ihre Praxistür z. B. über den Mittag geschlossen bleibt oder abends pünktlich schließt. Wenn Sie sich fragen, wo die Zeit schon wieder hin ist, ist eine Zeitanalyse empfehlenswert.

Es ist entscheidend, die Dinge richtig zu tun (effizient) und die richtigen Dinge zu tun (effektiv).
 

Disziplin für alle

„Ich kann doch die Leute nicht draußen stehen lassen!“ Kommt Ihnen bekannt vor? Höchste Zeit, einmal die Praxiskommunikation zu überdenken. Ständige Rückfragen rauben Zeit.

• Kommunizieren Sie Ihre Öffnungszeiten klar und eindeutig?
• Können Patienten im Internet Praxisinformationen finden?
• Gibt es Notfall- und Akutsprechstunden?
• Haben Sie Telefonsprechzeiten festgelegt?
• Sind Videosprechstunden möglich und wie erfahren Ihre Patientinnen davon?
• Können Rezept- und sonstige Wünsche beispielsweise online oder via Briefkasten übermittelt werden?
• Sind Terminvereinbarungen online möglich?
• Wie und wann erfahren Patienten von Vertretungen und Bereitschaftsdiensten?
• Sind Ihre Praxisbeschilderungen ausreichend und zielführend, im Idealfall barrierefrei?
   

Wichtig ist, dass sich alle Teammitglieder an getroffene Absprachen halten. Das erfordert Disziplin. Nicht nur bezüglich Zeit, sondern auch in puncto Rollenverteilung der Wochen- oder Monatsplanung. Das heißt: Ist Kollegin Anna diese Woche für die Anmeldung eingeteilt, führt sie keine Blutabnahme bei Oma Ilse durch, „weil die bei allen anderen immer umkippt“. Klare Strukturen sorgen für effizientes Arbeiten. Als Praxismanagerin hören Sie aus dem genannten fiktiven Beispiel möglicherweise einen unterschwelligen Konflikt heraus. Sprechen Sie ihn baldmöglichst an und vereinbaren Sie mit allen Beteiligten eine Lösung, mit der alle einverstanden sind. Sollte Kollegin Beate tatsächlich unsicher bei Blutabnahmen sein, geben Sie Ihr Übungsmöglichkeiten und begleiten Sie dabei.
 

Checklisten

Mit permanenten Zuständigkeits- und Durchführungsdebatten verschwenden Sie Zeit und Energie. Sorgen Sie für Klarheit bei allen Mitarbeitenden und auch bei Ihren Patienten und Patientinnen. Wo finde ich was? Wer ist zuständig für? Was machen wir gar nicht und was empfehlen wir alternativ? Checklisten sind hierbei hilfreich. Zum Chaos neigende Menschen mögen Strukturen nicht sehr. Ihnen und Ihrem Team aber ermöglicht Struktur einen erfüllenden Praxisbetrieb, in dem Sie sich nicht getrieben fühlen. Und denken Sie immer daran:

„Es gibt eine Zeit für die Arbeit. Und es gibt eine Zeit für die Liebe. Mehr Zeit hat man nicht.“ Coco Chanel