Sich Zeit nehmen, auch wenn man keine hat: So werden Quer- und Wiedereinsteigerinnen schnell zu einem wertvollen Teammitglied

Klarheit herstellen und aufrichtig kommunizieren

Zunächst ist zu klären: In welchen Bereichen brauchen wir am dringendsten Unterstützung? Eher an der Anmeldung, in der Verwaltung und Abrechnung oder eher bei Diagnostik und Assistenz? Heute ist man ohnehin froh um jede Bewerbung und kann sich nicht immer aussuchen, ob sich Fachleute aus dem medizinischen Bereich oder völlig Fachfremde in der Praxis bewerben. Aber eine MFA, die weiß, wo in der eigenen Praxis die größten Engpässe herrschen, kann die neue Unterstützung effizienter einsetzen und sich etwa von einer gut eingearbeiteten Quereinsteigerin am Empfang den Rücken freihalten lassen, sodass sie selbst mehr Zeit für medizinische Tätigkeiten am Patienten gewinnt. Der Berufsalltag in einer Arztpraxis ist vielfältig und anspruchsvoll. Er kann aber selbst für eingespielte Teams auch herausfordernd sein. Sprechen Sie deshalb offen mit den Bewerberinnen und Bewerbern und machen Sie Ihnen klar, dass die Anfangszeit in diesem schönen Beruf ein gemeinsamer Kraftakt sein wird, der sich aber lohnt! Fragen Sie, in welchen Bereichen die Bewerberin sich selbst sieht. Wir alle sind schließlich besonders gut in dem, was wir gerne tun. Weisen Sie die Bewerberin auch auf Fortbildungsmöglichkeiten hin: Der Fernlehrgang Wiedereinstieg/Quereinstieg (siehe unten),der berufsbegleitend oder vorbereitend absolviert werden kann, ist nah an der Praxis und beinhaltet genau die Themenfelder, die eine Quereinsteigerin braucht, um schnell und sicher anzukommen im Arbeitsalltag Arztpraxis  Nach Abschluss können die Teilnehmerinnen und Teilnehmer viele wichtige Tätigkeiten einer MFA ausüben, sie verfügen über ein Basiswissen und aktuelle Informationen zur Abrechnung und sind insgesamt so gut auf die Arbeit in einer Arztpraxis vorbereitet, dass sie sich oftmals sehr schnell in den individuellen Praxisablauf einfinden und von Beginn an eine echte Unterstützung im Team sein können. Das PKV Institut ist nach AZAV zugelassener Bildungsträger für den Fernlehrgang Wiedereinstige/Quereinstieg, sodass der Staat gemäß Qualifizierungschancengesetz bis zu 100 % der Fortbildungskosten übernimmt.

Dienst- und Arbeitsanweisungen und Vorgaben aus dem Hygieneplan auf Stand bringen

Ganz unabhängig von quereinsteigender Verstärkung: Dokumentationen und Prozessbeschreibungen sollten immer so geschrieben und bebildert sein, dass auch ein kluger Kopf ohne Vorbildung etwas damit anfangen kann. Prüfen Sie Ihre Dokumente nach dieser Maßgabe. Natürlich können Sie keine Prozessbeschreibungen für medizinische Tätigkeiten erstellen, die die dreijährige staatlich anerkannte Ausbildung zur Medizinischen Fachangestellten ersetzt. Aber medizinisch geschulte Menschen sollten sich in der Praxis mithilfe der Beschreibungen zurechtfinden können. Checklisten für das Öffnen der Praxis am frühen Morgen, Prozesse im täglichen Praxisablauf und in der, Abrechnung etc. sollten so präzise sein, dass die quereinsteigende Kollegin ebenso wie Auszubildende alles Wissenswerte darin finden und nicht unnötig nachfragen müssen. Nehmen Sie sich deshalb die Zeit, Ihre Dokumente auf Stand zu bringen, und beziehen Sie auch die Praxisleitung mit ein: Sie haftet letztlich für die Richtigkeit und Qualität aller delegierten Leistungen und ist dafür verantwortlich, dass neue Teammitglieder nachweislich gut eingearbeitet werden. Legen Sie mit der Praxisleitung schriftlich fest, welche Tätigkeiten einzig von ausgebildeten MFAs ausgeübt werden dürfen. Beachten Sie dabei auch die „Vereinbarung über die Delegation ärztlicher Leistungen an nichtärztliches Personal in der ambulanten vertragsärztlichen Versorgung“. Sprechen Sie im Team über die Einstellung des quereinsteigenden neuen Teammitglieds und geben Sie dabei auch Sorgen und Bedenken Raum. Leisten Sie, wenn nötig, Überzeugungsarbeit: Eine motivierte Quereinsteigerin ist besser als keine Unterstützung oder jemand vom Fach, der aber nicht sehr motiviert ist. Schließlich muss gerade das Praxisteam Zeit für die Einarbeitung der neuen Kollegin oder des neuen Kollegen investieren. Machen Sie es zur Teamaufgabe, dass das neue Teammitglied auf die Geduld und Unterstützung aller bauen darf und sich im Team einfinden kann.

Alles nach Plan: Sichere und nachweisbare Einarbeitung  

Die Verstärkung ist gefunden, der Arbeitsvertrag ist unterschrieben, die Aufgaben am Anfang sind klar, der Einarbeitungsplan steht und der erste Tag in der Praxis nähert sich? Stellen Sie sich vor, wie der erste Tag für die neue Kollegin verlaufen soll, sehen Sie alles durch ihre Brille: Wie kommt das neue Teammitglied zur Praxis, wo kann es Auto oder Fahrrad abstellen? Sind auch alle im Team informiert und werden den Neuzugang aufrichtig willkommen heißen? Wie sieht bei Ihnen die Mittagspause aus? Investieren Sie besonders in den ersten Tagen und Wochen Zeit, das neue Teammitglied engmaschig zu begleiten, geben Sie großzügig Raum für Fragen und Notizen und vergewissern Sie sich laufend, dass Sie einander richtig verstanden haben. Sobald sich das neue Teammitglied orientiert und erste Sicherheit erworben hat, beziehen Sie die Praxisleitung in die Einarbeitung ein. Wenn sich beide damit wohl und sicher fühlen, lassen Sie Praxisleitung und Quereinsteigerin die verpflichtenden Befähigungsnachweise gemeinsam unterschreiben. Ein guter Moment, um die neue Verstärkung und das, was sie gemeinsam geschafft haben, im Team zu feiern!