Nutzen Sie schon die Foto-Dokumentation?

Die elektronische Dokumentation hat die handschriftliche weitgehend abgelöst. Aber auch in der elektronischen Variante können Textbausteine nicht alles abdecken. Viele Situationen lassen sich nicht gut beschreiben. Eine Dokumentation mit Bildern kann hier helfen.

Wenn Zeit und Worte fehlen, bleiben in der Dokumentation entscheidende Details auf der Strecke. Das kann zum Risiko werden, denn es fehlt unter Umständen der wichtige Nachweis für eine erbrachte Leistung. In einigen Zahnarztpraxen haben sich deshalb Fotos als Dokumentation bewährt.

Fotos – der Booster für Ihre Dokumentation

Fotos können Ihre Dokumentation deutlich verbessern, denn sie helfen, kleinste Details und komplizierte Sachverhalte überzeugend zu dokumentieren. In folgenden Situationen sind Fotos besonders hilfreich:

GKV-Regressfälle bei Reparaturen: Mit Vorher-/Nachher-Fotos weisen Sie Leistungen nach.
Zahnform/-farbe darstellen als Hilfe für die ZT bei Rekonstruktionen.
ZE-Nachweis vor Weitergabe an die ZT, um Leistungen nachvollziehen zu können.
Nachweis über eigenmächtiges Handeln der ZT, wenn Leistungen ohne Auftrag erbracht und berechnet werden.
Umfang des ZE vor Eingliederung (Nachweis über Aussehen und Herstellung).
Nachweis für Leistungen, die Ihre Praxis verlassen (Schienen, Rep. des ZE, Kfo-Geräte …).
Beweisgrundlage bei Mängelgutachten.
Nachweis von Manipulationen durch Patienten/Patientin.
Ein- und Ausgangsdokumentation ZT.

Wichtig: Mit praxiseigenen Fotos sparen Sie sich die Zeit für umständliche Beschreibungen. Es ist auch keine teure Ausstattung nötig. Ein ausgedientes Handy reicht völlig, wenn damit die Fotos in Ihre Software übertragen werden können.

3 Pflichten für die Foto-Dokumentation

Datenschutz: Machen Sie für die Dokumentation keine Fotos mit privaten Handys. Nutzen Sie ausschließlich die Kamera Ihrer Praxis.
Dateinamen: Benennen Sie Fotodateien eindeutig, sodass sich die Fotos den richtigen Personen zuordnen lassen. Stellen Sie außerdem in der Karteikarte einen klaren Bezug zwischen Foto und Patient/Patientin her, z.B.: s. Fotodatei ...
Weitergabe: Geben Sie Fotos nur dann an z. B. andere Praxen oder die Zahntechnik weiter, wenn Ihnen das Einverständnis des Patienten/der Patientin vorliegt.

Mit Fotos einen Regress abwenden

Die GKV prüft mittels KI und fordert konsequent Leistungen zurück. Leistungen, die nicht beantragt werden müssen, unterliegen immer einem Regressrisiko. Flattert ein Regressantrag in die Praxis, ist oft nicht mehr nachweisbar, wie eine Leistung erbracht wurde. Vor allem der Nachweis für ZT-Leistungen kann schwierig sein, denn Reparaturen werden oft mangelhaft schriftlich dokumentiert. Fotos liefern hier wertvolle Nachweise:

Wo war der Sprung genau?
Gab es zusätzlich zum Sprung noch einen Bruch? (Manche ZT rechnen zusätzliche Sprünge ab. Hier kann Ihnen eine Qualitätskontrolle via Foto wertvolle Nachweise liefern.)
Wie sah die Klammer aus?
War es wirklich nur vestibulär?
Gab es eine neue Klammer, wenn ja, wo?
Passt der Bruch zusammen?
Sind Reparatur und Gründe plausibel?

Mit Fotos Manipulationen am ZE nachweisen

Manche Patientinnen und Patienten manipulieren selbst am Zahnersatz und verlangen dann eine Nachbesserung. Mit einem Ausgangsfotos können Sie leicht nachweisen, ob eine Beschwerde gerechtfertigt ist oder nicht.