Risikomanagement: Wenn der Arzt erkrankt, hilft ein Notfallplan

Wenn ein Arzt zum SARS-CoV-2-Patienten wird, entscheiden die Behörden, ob die Praxis komplett geschlossen wird oder ob nur einzelne Personen in Quarantäne müssen. So oder so: Wer bereits einen Notfallplan in der Schublade hat, ist gut gerüstet. Darin sollten nicht nur die Aufgaben für die neue Situation schriftlich festgehalten, sondern auch die Verantwortlichkeiten klar geregelt sein.

Zunächst gilt allerdings festzustellen, wer sich beim Praxisinhaber angesteckt haben könnte. Um sicher zu gehen, sollte das gesamte Team sich testen lassen. Verlaufen die Tests negativ, dürfen Praxen in vielen Fällen schnell wieder den Betrieb aufnehmen.

Gemeinschaftspraxen haben möglicherweise Glück: Wenn der Corona-Test bei einem oder mehr Ärzten negativ ausfällt, können diese je nach Entscheidung der Behörde – meist ist es das Gesundheitsamt – weiterarbeiten. Dann kann die Praxisorganisation so ablaufen wie in jedem anderen Krankheitsfall auch. Schwierig wird es, wenn die gesamte Gemeinschaftspraxis schließen muss oder wenn es sich um eine Einzelpraxis handelt. Auch ist es ein Unterschied, ob der Arzt weiterhin aus dem Home-Office arbeiten kann oder ob er ganz ausfällt. Diese Punkte sollten geklärt werden.

Wer organisiert die Vertretung? Und wer vertritt den erkrankten Arzt? Dazu gibt es mehrere Möglichkeiten: Bei der „kollegialen Vertretung“ übernimmt ein Vertragsarzt der gleichen Fachrichtung aus der Umgebung die Behandlung der Patienten in seiner eigenen Praxis. Er rechnet die Leistungen unter seiner Arztnummer ab. Gibt es einen Vertreter innerhalb der Praxis des erkrankten Arztes, wird so wie sonst abgerechnet.

Wer informiert die Patienten und wie soll das geschehen? Legen Sie fest, welche Mitarbeiterin die Patienten mit bereits vereinbarten Terminen anruft und über die weiteren Schritte der Praxis informiert. Diese Mitarbeiterin könnte auch einen Aushang am Praxiseingang aufhängen und die Information auf der Startseite der Praxishomepage einpflegen.

Soll sie auch die Kreisärzteschaft, die Apotheken und Pflegeheime informieren? Wer ruft den Laborfahrer an? Achten Sie darauf, die Kontaktdaten zu Ihrer KV bzw. KZV, zu weiteren Berufsverbänden und zum Steuerberater griffbereit zu haben. Auch Arbeits- und Mietverträge sowie Versicherungspolicen gehören in den Ordner mit dem Notfallplan – ob analog oder digital.

Legen Sie auch fest, was Sie gegenüber Patienten kommunizieren, die fürchten, sich bei ihrem Arzt angesteckt zu haben. Ein Vorschlag: „Das Ansteckungsrisiko ist sehr gering, da wir mögliche COVID-19 Patienten außerhalb der regulären Sprechzeiten behandeln und die Praxisräume gewissenhaft desinfizieren.“

Schon mit Beginn der Coronapandemie haben viele Praxisteams geprüft, wer zuhause die technischen Voraussetzungen für den Zugang zum Praxisserver oder zur Cloud hat. Für das Risikomanagement ist es unerlässlich, Zugangsdaten auszugeben und die Sicherheit der Patientendaten zu prüfen. Legen Sie im Notfallplan fest, wer welche Zugangsrechte hat, um an Terminkalender und Telefonnummern zu kommen. Regeln Sie, wer vom Home-Office aus die Abrechnung machen darf und wer die Patientenakten einsehen kann.

Ist der Arzt gesundheitlich in der Lage, während der Quarantäne zu arbeiten, kann die Sprechstunde telefonisch oder per Video stattfinden. Für die Videosprechstunde muss der Arzt auch vom Home-Office aus einen zertifizierten Videoanbieter nutzen.

Möchte der Arzt seine Praxismanagerin mit wichtigen Aufgaben betrauen, sollte er sich um die entsprechenden Vollmachten kümmern.