Hilfe, die KZV ruft an! Schwierige Anfragen in 12 Schritten bewältigen
Wichtig ist, dass Sie nicht durcheinanderkommen, sondern die Anfrage der KZV in kleinen Schritten bearbeiten.
Schritt 1: Daten des Anrufers aufnehmen:
- Grund des Anrufs,
- Name des Anrufers,
- Erreichbarkeit für Rückfragen (Durchwahl, Dienstzeiten),
- Termin, bis zu dem die KZV um Rückmeldung bittet.
Schritt 2: Durchatmen!
Schritt 3: Behandler über das Anliegen der KZV und die Frist zur Rückmeldung informieren
Schritt 4: Karteikarte heraussuchen, Daten prüfen
Schritt 5: Nachlesen (Richtlinie, BEMA) und/oder sich mit einer Fachkollegin austauschen
Schritt 6: Daten aufbereiten, Sachverhalt prüfen (Die KZV hat recht/nicht recht, weil …)
Schritt 7: Daten dem Behandler zur Prüfung vorlegen
Schritt 8: Mit dem Behandler austauschen, ggf. Ergänzungen vornehmen
Schritt 9: Durchatmen!
Schritt 10: KZV anrufen und Sachverhalt klären
Schritt 11: Ggf. Korrektur in der Software/Karteikarte dokumentieren
Schritt 12: Kaffeepause!
Korrekturen können zu Ihrem Nutzen sein!
Korrekturen sind nicht immer unangenehm. Mitunter erhält Ihre Praxis auch BEMA-Leistungen zusätzlich zugesprochen. Daher gilt: Alles in Ruhe prüfen und das Team darauf einschwören, dass Rücksprachen mit der KZV genau dokumentiert und besprochen werden müssen.
Steuerberater und Patienten informieren
Umsatzänderungen gehören in die Statistik und zu Ihrem Steuerberater. Hier darf es zu keinen Diskrepanzen kommen. Werden Änderungen an der Monatsabrechnung vorgenommen, kann das auch zu Änderungen bei den Eigenanteilen von Patienten kommen. Diese Änderungen müssen Sie den betreffenden Patienten mitteilen – auch wenn etwas erstattet wird.
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