Führen auf Augenhöhe: Berufsbild Praxismanagerin

„Ich will arbeiten“, hatte Zahnärztin Dr. Ha Vy Do im Jahr 2019 zu ihrer neuen Mitarbeiterin Heidi Zisterer gesagt. Sie wünschte sich von der ZFA und Dentalhygienikerin spürbare Entlastung und Unterstützung in der Praxisorganisation. Nach 30 Jahren reiner Prophylaxe war es für Zisterer eine hochwillkommene Herausforderung, einen gut funktionierenden Praxisalltag zu gestalten. Neben ihrer Arbeit als Dentalhygienikerin organisiert und führt sie die Praxis und das Team so, dass die Zahnärztin sich möglichst weitgehend auf ihre Arbeit konzentrieren kann, alle im Team sich wohlfühlen und jedes Teammitglied sein berufliches Potenzial entfalten kann. „Ich bin jeden Tag dankbar für mein Team“, sagt Dr. Ha Vy Do. Heidi Zisterer achtet darauf, dass es jedem im Team gut geht.

Mitarbeitende zu binden und zu motivieren, im Fall von Zisterer ausgebildete ZFAs (in einer Arztpraxis sind es dann MFAs) ebenso wie Azubis oder Quereinsteigende, gehört zu den Kernaufgaben jeder Praxismanagerin. Die wichtigsten Eigenschaften für den Job sind aus ihrer Sicht, diplomatisch zu bleiben und in jeder Situation die Ruhe und den Überblick zu bewahren, ob beim Umzug der Praxis oder in einem Teamkonflikt. Die Zahnmedizinische Fachassistentin und Dentalhygienikerin ist zugleich Qualitätsmanagementbeauftragte und überwacht auch Material und Einkauf. In ihrem Büro hängen Dienst- und Urlaubsplan, Wartungs- sowie Fortbildungskalender. Sie hat Geburtstage und Lebenssituationen aller Mitarbeitenden auf dem Schirm, sie plant Ausflüge und Teamevents, liest Fachzeitschriften und hält sich auf dem Laufenden. 

Engagierte Kommunikation 

Durch Transparenz, engagierte Kommunikation und Einbindung des Teams muss Zisterer sich keine Sorgen machen, dass alles zusammenbricht, wenn sie mal für ein paar Tage nicht im Haus ist. Die interne Kommunikation zu fördern ist eine weitere wichtige Aufgabe der Praxismanagerin, die Mitglied des Praxisteams und zugleich Bindeglied zwischen Praxisleitung und Praxisteam ist. Zur Führungsaufgabe gehört auch Durchsetzungsvermögen, etwa, wenn es um das Einhalten hauseigener Regeln und Prinzipien geht. „Natürlich musst du manchmal auch mal der bad cop sein“, sagt Zisterer. Zisterer führt das Team auf Augenhöhe und sorgt dafür, dass jeder gefordert und gefördert wird. Die zweiwöchentlich stattfindende Teambesprechung beginnt immer mit Anerkennung für besondere Leistungen im Team. Jedes Teammitglied kann und soll Verbesserungsvorschläge für den Praxisalltag einbringen.  

Keine geschützte Berufsbezeichnung 

„Praxismanagerin“ ist keine geschützte Berufsbezeichnung, sodass auch Fortbildungen zur Praxismanagerin sehr unterschiedlich im Inhalt sein können. Einige Anbieter legen den Schwerpunkt auf die Praxisorganisation, andere auf die betriebswirtschaftliche Praxisführung. Einige stellen generell Selbst- und Zeitmanagement in den Mittelpunkt. „Eine Fortbildung zur Praxismanagerin sollte möglichst viele Bereiche des Praxisbetriebs abdecken und speziell für Medizinische bzw. Zahnmedizinische Fachangestellte entwickelt worden sein“, sagt Eva Betz-Weiß, Leiterin Produktmanagement Fernlehrgänge beim PKV Institut. Auch der Umfang erlaube Rückschlüsse auf die Fortbildungsqualität: „Praxismanagerin wird man nicht über Nacht. Kurze Wochenendseminare können Impulse geben, aber kein solides Wissen und Fähigkeiten für Praxismanagerinnen vermitteln. Auf der anderen Seite können Fortbildungen, die sich über ein Jahr und länger erstrecken, an den Bedürfnissen der Praxis vorbeigehen.“ Die Fernlehrgänge Zertifizierte Praxismanagerin in der Arztpraxis und Zertifizierte Praxismanagerin in der Zahnarztpraxis des PKV Instituts umfassen jeweils 258 Unterrichtseinheiten à 45 Minuten. Beide Fernlehrgänge dauern 8 Monate und beinhalten 8 Lektionen, die monatlich als PDF im Lerncampus und gedruckt als Buch per Post kommen. Die 8 Lektionen – Teamleitung, Praxisorganisation, Praxis-BWL, Abrechnung, Praxismarketing, Qualitätsmanagement, Arbeitsrecht und Patientenbetreuung – können berufsbegleitend bei flexibler Zeiteinteilung mit 5 bis 6 Stunden Lernzeit pro Woche absolviert werden. Beide Fernlehrgänge sind zertifiziert von der Staatlichen Zentralstelle für Fernunterricht. Heidi Zisterer nahm an der Fortbildung zur Praxismanagerin auch teil, um ihre führende Position im Team zu stärken: „Mit dem Titel kommt ein neues Selbstbewusstsein.“ Dass Weiterbildung nicht nur fachlich, sondern auch für die persönliche Entwicklung wichtig ist, bestätigt MFA und Praxismanagerin Kerstin Teske: „Ich will mit Respekt behandelt werden von den Patientinnen und Patienten, genau wie umgekehrt. Durch den Fernlehrgang zur Praxismanagerin konnte ich meine Kommunikation und mein professionelles Auftreten verbessern und ein gesundes Selbstbewusstsein für den Praxisalltag entwickeln. Beim Fernlehrgang ist man in einem Kreis mit gleichgesinnten Profis, man tauscht sich aus, die Expertinnen und Experten und die Lernbegleitung unterstützen jederzeit, das stärkt. Wir dienen niemandem, wenn wir in der Praxis immer Ja und Amen sagen. Wir müssen Regie führen.“