Die Praxis wird übernommen: Was geschieht mit den Patientenakten?

Möglichkeiten der Nachfolge:

• Nachfolger aus den eigenen Reihen: ein bisher angestellter (Zahn-)Arzt, Assistenz(zahn-)arzt oder beteiligter Partner übernimmt die Praxis
• Ein neuer Kollege oder eine neue Kollegin übernimmt die Praxis
• Eine Nachbarpraxis, eine Praxiskette oder Investoren suchen zusätzliche Standorte und übernehmen die Praxis mit Patientenbestand

Je nach Art der Übernahme bzw. der Nachfolge gilt es unterschiedliche Abläufe zu integrieren

Übernimmt ein bisher angestellter (Zahn-)Arzt oder ehemaliger Assistenz(zahn-)arzt die Praxis, können die Patienten bereits frühzeitig über die Praxisabgabe informiert werden. Je früher dies geschieht, desto einfacher kann die Übernahme gestaltet werden. Waren beide Partner also bereits in der Praxis tätig und hatten zur Erfüllung des Behandlungsvertrags Einsicht in die Patientenunterlagen, muss für diese „laufende“ Kartei keine zusätzliche Einwilligung durch die Betroffenen, also die Patientinnen und Patienten erfolgen. Bei Patienten, die während der gemeinsamen Tätigkeit nicht in Behandlung waren, muss, wie bei allen anderen Übergabeformen, verfahren werden.

Bei der Übernahme durch einen neuen Kollegen oder eine neue Kollegin, einer Nachbarpraxis, einer Praxiskette oder einem Inverstor ist das „Zwei-Schrank-Modell“ anzuwenden. Der oder die Abgebende behält die informationsrechtliche Verfügungsbefugnis und übergibt dem bzw. der Übernehmenden den verschlossenen Schrank. Im Übergabevertrag hat sich der Erwerber verpflichtet, die Kartei sicher aufzubewahren und nur fallbezogen auf die Daten der Patienten zuzugreifen (Einwilligung vorausgesetzt).

Bei elektronisch geführten Patientendaten ist eine Mandantentrennung einzurichten. Der Altbestand wird gesperrt und durch ein Passwort gesichert. Auch in diesem Fall ist für den Erstzugriff die Einwilligung des Patienten erforderlich.

Folgende Themen sollten Sie zwingend in die Praxis integrieren und Ihre Mitarbeiter in die Anwendung der Abläufe einweisen:

• Erstellen Sie eine Patienteninformation, die Ihre Patienten bereits frühzeitig über den Inhaberwechsel informiert. Sinnvoll ist es, diese Patienteninformation zusätzlich auf der Homepage der Praxis zu veröffentlichen.

In keinem Fall dürfen Patientinnen und Patienten ohne Einwilligung schriftlich, telefonisch oder über andere Medien zu diesem Zwecke kontaktiert werden. Dies gilt sowohl für die Praxisabgebende als auch für den Praxisübernehmer.

• Klären der Aufbewahrungspflicht

Die Übernahme der Aufbewahrungspflicht sollte im Übergabevertrag geregelt werden. In der Regel wird diese mit der Praxis an den Nachfolger übergeben. Allerdings gehen die Daten nicht in den Besitz des Nachfolgers über. Vielmehr handelt es sich um eine übertragene Aufbewahrungspflicht.

• Anwendung des Zwei-Schrank-Modells bzw. der Mandantentrennung bei EDV geführten Dokumentationen.

Das Recht zur Einsicht in die Altkartei bekommt der neue Inhaber grundsätzlich nur durch die Einwilligung des Patienten. Eine Einsichtnahme ohne Einwilligung des Patienten ist rechtlich nicht möglich.

• Fordert der Patient eine Karteikartenabschrift, Bonushefteintragungen oder Röntgenbilder an, können – die Einwilligung vorausgesetzt – die gewünschten Informationen dem Patienten ausgehändigt werden.

Fertigen Sie unbedingt hierzu Duplikate/Kopien an, da die Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren nach Behandlungsende auch in diesen Fällen weiterbesteht (ggf. können Kopierkosten weitergegeben werden).