Bereit für die E-Rechnung?

Die Einführung der E-Rechnung beruht auf dem sogenannten Wachstumschancengesetz. Sie soll Umsatzsteuerbetrug bekämpfen und die Digitalisierung vorantreiben. 

Was ist eine elektronische Rechnung?

Auch, wenn heutzutage Rechnungen mehrheitlich als PDF per E-Mail verschickt werden – diese gelten nicht als E-Rechnung. Laut EU-Recht ist darunter nur ein Dokument in einem strukturierten elektronischen Format zu verstehen. Es muss die automatische und elektronische Verarbeitung ermöglichen. E-Rechnungen können zwar weiterhin per E-Mail verschickt werden. Es gibt aber auch die Möglichkeit, sie über eine elektronische Schnittstelle oder über ein Kundenportal bereitzustellen. 

Auch, wenn Sie nicht sofort E-Rechnungen ausstellen müssen, muss die Praxis ab Januar E-Rechnungen empfangen und digital verarbeiten können. Dafür müssen Arztpraxen neue Abrechnungssysteme oder ergänzende Programme für die Praxissoftware einführen. Wichtig: Achten Sie auf Schnittstellen zur Kassenärztlichen Vereinigung (KV) und zu anderen Softwares, die für die Buchhaltung nötig sind. Eine Absprache mit der Steuerkanzlei und dem Hersteller der Praxissoftware kann daher sinnvoll sein. 

Wichtige Fakten zur E-Rechnung

Zwar beginnt die Pflicht zur E-Rechnung am 1. Januar 2025, doch diese gilt (noch) nicht für alle Rechnungen. 

• E-Rechnungen müssen erstmal nur ausgestellt werden, wenn Sie diese an ein anderes Unternehmen (B2B-Verfahren) stellen, beispielsweise für Laborarbeiten. Rechnungen an Patienten sind davon ausgenommen, da diese als Endverbraucher gelten. 
• Die Gematik soll die nötigen Komponenten in der Telematikinfrastruktur ab Januar zur Verfügung stellen, um alle Leistungen, die nicht in der gesetzlichen Krankenversicherung enthalten sind, in elektronischer Form abzurechnen. In dem Fall müssen die Patienten allerdings eine Einwilligung unterschreiben. Sie haben weiterhin Anspruch auf eine Rechnung in Papierform. 
• Rechnungen bis 250 Euro sind ebenfalls erstmal von der E-Rechnungspflicht befreit. 
• Für die Jahre 2025 und 2026 gilt eine Übergangsfrist, in der Rechnungen weiterhin in Papierform oder als PDF ausgestellt werden können. Ab 2027 gilt diese Regelung nur noch für Rechnungsaussteller, deren Gesamtumsatz im Vorjahr 800.000 Euro nicht überschritten hat. 
• Ab 2028 gilt die E-Rechnungspflicht für alle Unternehmer, unabhängig vom Jahresumsatz.
• Umsatzsteuerrechtlich gelten für elektronische Rechnungen die gleichen Pflichtangaben wie für Papierrechnungen, z. B. fortlaufende Rechnungsnummern oder die vollständige Anschrift des Rechnungsausstellers. 
• E-Rechnungen müssen 10 Jahre im ursprünglichen strukturierten elektronischen Datenformat archiviert und aufbewahrt werden.

Pflichten bei der Ausstellung von E-Rechnungen

Der Praxisinhaber ist verpflichtet, die Echtheit, die Unversehrtheit, die Lesbarkeit, die Unveränderbarkeit und die sichere Aufbewahrung der Rechnungsdaten zu gewährleisten. Das ist beispielsweise durch die Verwendung einer qualifizierten, elektronischen Signatur möglich. Ansonsten muss ein innerbetriebliches Kontrollverfahren im Sinne des § 14 Abs. 1 UStG vorhanden sein. Dieses kann sowohl EDV-gestützt als auch manuell erfolgen. Es muss u. a. sicherstellen, dass nur Rechnungen beglichen werden, bei denen tatsächlich eine Zahlungsverpflichtung besteht. Wird im Nachhinein etwas an einer E-Rechnung verändert, muss dieser Vorgang nachvollziehbar dokumentiert werden.

Bringt die E-Rechnung auch Vorteile?

Auch wenn mit der E-Rechnung schon wieder etwas Neues auf die Arztpraxen zukommt – sie bringt auch gewisse Vorteile mit sich: 

• Zeitersparnis durch automatisierte Abläufe
• Kostenreduzierung durch wegfallende Druck- und Versandkosten
• Fehlervermeidung durch vorgegebene elektronische Prozesse
• Vereinfachte Archivierung durch das rein digitale Format

Weitere Informationen erhalten Sie u. a. auf der Internetseite des Bundesfinanzministeriums.