3 Tipps für mehr Ordnung und Struktur in Ihrer Praxis

1. Folgen Sie dem 80 %-Prinzip

Sorgen Sie dafür, dass alle Aufbewahrungsorte in Ihrer Praxis nur zu maximal 80 % gefüllt sind. Das gilt für alle Schränke, Regale, Ordner, Mappen, Schubladen, Stiftehalter usw. Die Aufbewahrung von medizinischen Geräten und Medikamenten ist im Rahmen Ihres Qualitätsmanagements ohnehin auf dem aktuellen Stand.

Wenn Sie sich solche räumlichen Puffer verschaffen, haben Sie erstens nicht mehr das Gefühl, dass Ihre Praxis aus allen Nähten platzt, zweitens mehr Überblick und drittens wieder Raum für die weitere Ablage.

Nehmen Sie systematisch nacheinander jeden Ablageort in Ihrer Praxis in Angriff und entsorgen Sie alles, was Sie nicht mehr benötigen oder aufbewahren müssen. Je größer der von Ihnen geschaffene freie Platz ist, desto besser. 20 % freier Raum sollten es jedoch mindestens sein.

2. Betrachten Sie Ihre Ordnungssysteme kritisch

Prüfen Sie beim Entrümpeln auch gleich, ob Sie mit Ihren verschiedenen Aufbewahrungsorten oder -systemen immer noch zufrieden sind.

Haben sie sich in der Vergangenheit als praktikabel erwiesen? Wenn nicht, nehmen Sie die Gelegenheit wahr und schaffen Sie eine Alternative, die für Sie effizienter und zeitsparender ist.

• Platzieren Sie Ablagen, die Sie häufig nutzen und die bisher zu weit entfernt waren, näher dort, wo sie immer wieder gebraucht werden.
• Ersetzen Sie zu kleine Ordner und Hängemappen durch größere, weil Sie jetzt schon absehen können, dass sie in kurzer Zeit wieder aus allen Nähten platzen werden.
• Finden Sie treffendere Ablagebegriffe usw.

3. Dreimonats-Trick

Kleben Sie auf alle Ihre Ablagen, Ordner, Hängemappen, Akten usw. einen Post-it-Streifen. Immer, wenn Sie einen Ablagebehälter zum ersten Mal nutzen, entfernen Sie den Streifen.

Machen Sie nach 3 Monaten einen Test: Welche Ablagebehälter haben Sie in diesem Zeitraum nicht verwendet? Schreiben Sie sich auf, welche Ablagebehälter das sind, entfernen Sie die verbleibenden Streifen aber nicht. Die häufig genutzten Ablagebehälter, jetzt ohne Streifen, positionieren Sie dort, wo sie am häufigsten gebraucht werden, um Laufwege zu verringern.

Führen Sie den Test bis zum Ende des 12-Monats-Zeitraums fort. Entfernen Sie jetzt erneut immer den Streifen, wenn Sie einen Ordner zum ersten Mal in die Hand nehmen. Diejenigen Ablagebehälter, die Sie im Jahreszeitraum nicht genutzt haben, lagern Sie möglichst in einen Archivraum aus, wenn Sie den Inhalt nicht ohnehin wegwerfen können.

Die Ablagebehälter, die Sie zwar innerhalb von 3 Monaten nicht, aber innerhalb des 12-Monats-Zeitraums schon verwendet haben, bringen Sie an schlechter erreichbaren Orten in Ihrer Praxis unter.