Teammeetings richtig planen und moderieren

Egal, wie eng Sie als Praxisteam zusammenarbeiten, ohne Teammeetings geht es kaum. Am besten, man sitzt sich dabei persönlich gegenüber, das ist gut für das Gemeinschaftsgefühl, bringt das Praxisteam an einen Tisch und ganz nebenbei bekommen Ärztinnen, Ärzte und Sie, als Praxismanagerin, ein Gespür für die Stimmung unter den Kolleginnen. Teammeetings sind zudem unerlässlich, um im Team relevante Praxisinfos auszutauschen. Man kann Themen ansprechen und diskutieren, Lösungen für Probleme entwickeln und gemeinsam Entscheidungen darüber treffen, was man anders machen sollte oder möchte. Nicht zuletzt merkt man im direkten Kontakt auch viel besser, wo es hakt – so lassen sich mögliche Konflikte frühzeitig erkennen und man kann rechtzeitig gegensteuern.

Als Praxismanagerin werden Sie regelmäßig Teammeetings einberufen. Hier sind ein paar Ideen, wie Sie dabei am besten vorgehen:
 

Teammeetings planen

Klar, man kann sich auch einfach so zusammensetzen und jeder bringt an, was ihm wichtig ist. Aber meist ist das kaum zielführend. Besser ist, Teammeetings eine feste Struktur zu geben, eine Agenda festzulegen und einzelne Punkte gut vorzubereiten.

• Termin erstellen: Laden Sie alle, die dabei sein sollen, rechtzeitig ein. Kommunizieren Sie klar Termin, Ort, Zeit und Teilnehmer. Hilfreich und wichtig ist, dass auch gleich feststeht, wie lange das Meeting dauert: 60 bis 90 Minuten sind oft ein guter Richtwert.
• Themen festlegen: Jedes Teammeeting sollte eine Themenagenda haben. Diese legt fest, was besprochen wird und warum das Thema relevant ist. Je mehr Themen es gibt, umso wichtiger ist, dass die Themen in einem gewissen zeitlichen Rahmen nicht überschritten werden, um das Meeting nicht unnötig zu verlängern. Konzentrieren Sie sich bei der Planung daher auf die wichtigsten Themen.
• Moderation vorbereiten: Es gibt verschiedene Moderationsmethoden. Zu Beginn sollte feststehen, wer die Moderation übernimmt und was dafür benötigt wird.

Meetingart bestimmen

Meeting ist nicht gleich Meeting, sie können sich in Dauer und Art sehr voneinander unterscheiden. Je nachdem, was wie und mit wem besprochen werden soll, eignen sich andere Methoden. Auch, um ein wenig Abwechslung in die Praxisbesprechungen zu bekommen. Denkbar sind beispielsweise:

• Morning Cheers: Morgens, bevor der Praxisalltag losgeht, trifft man sich kurz für 15 Minuten auf einen Kaffee, um in den Praxistag zu starten. Ob täglich oder z.B. immer nur montags, kann ein Morning Cheers zu einer netten Tradition werden, um kurz und locker die wichtigsten Tagespunkte durchzugehen.

• Kick-off-Meeting: Diese Meetingform eignet sich prima für den Auftakt eines Projektes. Dabei treffen alle Beteiligten zusammen, besprechen Inhalt, Ziel und Aufgaben des Projektes sowie den zeitlichen Rahmen, bevor das Vorhaben startet.
• Stand-up Meeting: Hier trifft man sich im Stehen, um die wichtigsten Themen, Aufgaben oder bereits erledigte Punkte zu besprechen. Weil das Stehen nicht so bequem ist, fällt das Meeting automatisch kürzer aus.

• Walking Meeting: Statt sich stehend oder sitzend auszutauschen, bringt diese Meetingform Bewegung in müde Besprechungen. Ein kleiner Spaziergang im Team an der frischen Luft regt nicht nur die Durchblutung, sondern auch den Geist an.

Teammeeting durchführen

Ein Praxisteam besteht aus vielen Einzelpersonen, neben Ihnen als Praxismanagerin gehören dazu MFAs bzw. ZFAs, Arzt, Ärztin oder Zahnarzt und Zahnärztin sowie weiteres Praxispersonal. Teammeetings sollten alle zusammenbringen. Daher ist es wichtig, dass man im Meeting auch alle Beteiligten hört und einbezieht. Dazu gehört eine Begrüßung am Anfang, ein strukturierter Ablauf und ein zusammenfassender Abschluss, der gleichzeitig das weitere Vorgehen klar macht. Planen Sie auch immer ein wenig Zeit für etwaige Fragen oder Feedbackrunden mit ein. Ein Dankeschön für die Teilnahme am Ende jedes Treffens haben sich übrigens alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer verdient.
 

Moderatorin sein

In einer Teambesprechung kann es sein, dass Sie als Praxismanagerin, sprich Führungskraft, auch gleichzeitig Moderatorin der Besprechung sind. Gehen Sie offen und gelassen in das Meeting, aber agieren Sie zielorientiert. Oftmals wird die Moderationsaufgabe einfacher, wenn Sie eine bestimmte Moderationstechnik nutzen, so bekommt die Besprechung mehr Struktur und Sie haben es leichter, allen Themen und allen Beteiligten gerecht zu werden. Stellen Sie zu Beginn Ihren Kolleginnen die Moderationsmethode vor.
 

Hilfreiche Moderationsmethoden

• Die Kartenabfrage: Besonders geeignet, wenn Sie Ideen sammeln möchten: Schreiben Sie eine Frage auf einen Zettel und heften Sie ihn an eine Pinnwand oder direkt auf das Flipchart. Jeder Teilnehmer bekommt eine eigene Karte, auf der er Ideen, Gedanken, Aspekte, Fragen etc. dazu gut lesbar notiert. Anschließend werden die Karten neben die erste Karte gehängt, besprochen und diskutiert.

• Ein-Punkt-Frage: Damit können Sie die spontane Einschätzung von Teammitgliedern abfragen: Jeder Teilnehmer erhält einen Klebepunkt. Auf einem Flipchart wird eine Tabelle gezeigt, auf der die MFAs/ZFAs verschiedene Optionen zu einer Frage oder Thematik auswählen können. So könnte beispielsweise eine Frage lauten „Wie wichtig ist das Thema für dich?“ und die Auswahlmöglichkeiten sind dazu gegeben:
  überhaupt nicht wichtig - nicht wichtig - wichtig - sehr wichtig
  Jeder platziert seinen Klebepunkt bei seiner favorisierten Antwort. Sie als Moderatorin können anschließend auf die einzelnen Antworten und Gründe dafür eingehen.
• Das Blitzlicht: Passend, wenn es um ein schwieriges Thema geht und Sie ein schnelles Meinungsbild bekommen möchten: Sie als Moderatorin stellen eine Frage und jede Kollegin darf sie kurz (mit 3 bis 4 Sätzen) aus ihrer Perspektive beantworten. Die Antworten werden nicht kommentiert. Erst wenn alle geantwortet haben, kann diskutiert werden.

Teammeeting nachbereiten

Damit all das, was in Ihrem Praxisteammeeting besprochen und beschlossen wurde, nicht sofort wieder verschwindet, sobald die Türe zum Meetingraum geschlossen ist, sollte eine Kollegin währenddessen Notizen machen, um alles Wichtige festzuhalten. Anschließend erstellt sie ein Protokoll. Sinnvoll ist, das Protokoll vor der finalen Version nochmal allen Kolleginnen und Vorgesetzten zukommen zu lassen, damit etwaige Punkte, die vergessen wurden, noch hinzugefügt werden können. Auch wichtig: Im Protokoll sollte nicht nur das Thema genannt werden, sondern auch derjenige, der sich darum kümmert, bis wann und mit welchem Ergebnis. Hilfreich ist auch, hier gleich einen zeitlichen Rahmen festzulegen, wann das Thema wieder besprochen werden soll.

So geht nichts verloren, das Praxisteam wächst enger zusammen und Abläufe im Praxisalltag werden spürbar und langfristig optimiert.

Vergessen Sie nicht, das Protokoll von allen Teilnehmerinnen, aber auch von allen, die nicht dabei sein konnten, zur Kenntnis nehmen zu lassen: am besten mit Unterschrift, die die Kenntnisnahme bestätigt.