Täglich mehr als eine Challenge - der zweite Teil

„Projektplanung liegt mir“, sagt Ulrike Lorke. Das in ihrer Praxis innerhalb von 1,5 Jahren eingeführte Zeitmanagementsystem löste handgeschriebene Zettel und Excel-Listen ab. Für die digital affine 36-Jährige war das ein großer Erfolg – nicht nur weil das neue Tool Zeit und Geld spart. Sie musste vieles bedenken und umsetzen, von Praxisstrukturen über Mitarbeiterbesonderheiten bis zu IT-Ressourcen. Für manch berufserfahrene Kollegin lösen Umstellungen im Zuge der Digitalisierung nicht zwingend Begeisterung aus. 
 

Wirtschaftlich und transparent

Praxismanagerin Ulrike Lorke versteht solche Sorgen. „Wir müssen alle Mitarbeitenden mitnehmen, sie schulen, ihnen Angst nehmen und sie bei einer Einführung von Neuem eng begleiten.“ In einer Gesundheitseinrichtung mit 140 Mitarbeitenden an 3 Standorten war und ist das keine kleine Herausforderung. Mit dem neuen System werden nicht nur Arbeitszeiten erfasst, sondern z. B. auch Dienstpläne erstellt und verwaltet, Zuschläge für Wochenenden und Feiertage ausgerechnet. „Eine Dialyse ist rund um die Uhr besetzt. Die Mitarbeitenden erfassen ihre Arbeitszeiten im Notdienst via App“, erklärt sie. Es mussten die EDV-technischen Voraussetzungen geschaffen werden, damit alle jederzeit ihre Daten einsehen können (siehe Herausforderung Transparenz).
 

Vertrauen und Work-Life-Balance

Die Einführung des digitalen Zeitmanagementsystems hatte noch einen überraschenden Effekt für Ulrike Lorke und die Praxisleitungen. „Die Personalkosten sind bekanntlich der größte Teil der Praxiskosten“, sagt sie. Mit dem neuen Tool sank die Stundenzahl um knapp 40 %. Kein technischer Fehler. „Es war für mich nicht logisch, dass 140 Mitarbeitende auf Vertrauen arbeiten“, gibt sie zu. Und das keineswegs aus böswilliger Absicht. Sie nennt ein Beispiel: „Wenn der Dienst um 7:00 Uhr beginnt und man stempelt sich um 6:00 Uhr ein, zählt die Arbeitszeit ab 7:00 Uhr. Wir sind nicht nur gefordert, betriebswirtschaftlich zu planen, sondern wir haben auch eine Verantwortung für das Sozialleben unserer Mitarbeitenden. Dazu gehört gegebenenfalls auch, Gewohnheiten abzutrainieren. Wenn weniger Sprechstunden stattfinden, werden beispielsweise Überstunden abgesetzt oder man macht früher Feierabend.“ Ulrike Lorke hat vieles erklärt und ihre Kolleginnen mit ins Boot genommen.

Wenn demnächst eine neue Software für ein Dialyse-Programm eingeführt wird, schult und begleitet sie die Mitglieder der interprofessionellen Teams. Dazu erstellt sie klar verständliche, neue schriftliche Arbeitsanweisungen, mit Screenshots. „Um ihnen die Angst zu nehmen, muss alles genauso aussehen wie bei den Schulungen.“ (siehe Herausforderung Kommunikation)
 

Herausforderung Hierarchien

Zur Gemeinschaftspraxis an drei Standorten gehören Ärztinnen und Ärzte, Medizinische Fachangestellte, Krankenschwestern, onkologische Fachkrankenschwestern, Medizinisch-technische Assistentinnen, Laborpersonal, Techniker, Hausmeister, Lagerist, Hauswirtschafts- und Reinigungskräfte. „Probleme zwischen den Professionen gibt es bei uns nicht“, ist Ulrike Lorke sicher. „Von kleinen Verständnisfragen mal abgesehen“, schmunzelt sie. Ein Beispiel:

„Warum macht das nicht Kollegin XY?“

„Es ist Euer/Dein Patient. Punkt.“ (Ulrike Lorke)

Alle sind aufeinander angewiesen, begründet die Praxismanagerin. Sollte das doch einmal jemandem nicht klar sein, wird geredet. Das erfordert im Fall ihrer Praxis auch interkulturelle Kompetenzen. Im Team arbeiten Menschen verschiedener Nationalitäten. Wie viele? Zum ersten Mal muss Ulrike Lorke im Gespräch passen. „Das kann ich auf Anhieb gar nicht sagen, es sind sehr viele“, sagt sie und nimmt sich sofort vor, Genaueres zu eruieren. Gesagt, getan: „Hieraus ist eine Projektarbeit für die Azubis geworden. Sie sollen damit die sozialkompetente und abteilungsübergreifende Kommunikation erlernen.“ Zugleich wird die Zugehörigkeit in der Praxis gestärkt und die Azubis werden als wertvolle Kolleginnen gestärkt. Ob Landesflaggen-Collage oder eine andere Präsentationsmöglichkeit, das steht den jungen Frauen frei. Bis zur Weihnachtsfeier haben sie Zeit.
 

Der Schnuppertag hat sich bewährt

Gutes Personal zu finden und zu halten, ist auch in einem preisgekrönten Praxisteam eine Herausforderung. „Vor 2 Jahren suchten wir MFA-Azubis. Wir haben eine Anzeige mit dem Zusatz Dialyse geschaltet. Das war gut, denn wir haben einen Pluspunkt mit dem großen Spektrum an Möglichkeiten unter einem Dach.“ Beide junge Frauen wussten somit, worauf sie sich einlassen, sind begeistert von den vielen unterschiedlichen Abteilungen und wollen nach der Ausbildung unbedingt bleiben. „In der Schule punkten sie oft mit Fachwissen, z. B. aus dem Labor.“ In diesem Jahr sollen 3 Ausbildungsplätze für MFAs angeboten werden.

„Bewerbende sind nicht immer geeignet“, weiß Ulrike Lorke. „Eine gewisse Flexibilität sollten sie mitbringen.“ Nicht ganz so exzellente Zeugnisse seien kein Kriterium. Die Praxis bietet Schnuppertage an. „Wir wollen eine Person kennenlernen und entscheiden, ob sie zu uns passt. Benimmregeln müssen sein, Freundlichkeit, Stressresistenz.“

Ulrike Lorke hat ihre Lebensaufgabe gefunden. „Langweilig wird’s hier nicht“, sagt die Praxismanagerin. Berufliche Herausforderungen könnte sie noch einige mehr aufzählen.
 

Auswahl:

• Abrechnung organisieren
• Fort- und weiterbilden in der Praxis
• Interkulturell kommunizieren
• Teamkonflikte lösen
• Termine vereinbaren (Herausforderung Verbindlichkeit)
   

Alle Herausforderungen zu meistern ist ihre tägliche Challenge.

Welche ist Ihre?

Berichten auch Sie uns von Ihren Erfahrungen als Praxismanagerin – wir freuen uns auf Ihre Zuschriften! redaktion[at]pkv-institut.de