So delegieren Sie Aufgaben richtig

Als Praxismanagerin behalten Sie den Überblick. Sie wissen, was erledigt werden muss und vor allem bis wann. Diese Verantwortung kann einem auch über den Kopf wachsen – immer dann, wenn man das Gefühl hat, alles selbst erledigen zu müssen. Das müssen Sie aber nicht! Ihre Aufgabe als Praxismanagerin ist es, Ihre Teamkolleginnen und deren Kompetenzen zu kennen und Aufgaben zu delegieren.

Richtiges Delegieren erleichtert und verbessert die Abläufe in einer Praxis für alle. Und ist das Team entspannt, spüren das auch die Patienten! Der Trick: Wenn das Team merkt, dass Sie als Praxismanagerin den Überblick haben und die Aufgaben sinnvoll verteilen, gibt ihm das Rückhalt und motiviert jeden Einzelnen. So werden Sie und die Praxisleitung entlastet und können sich auf die wesentlichen Dinge konzentrieren.
 

9 Schlüssel des erfolgreichen Delegierens

1. Die „Ich-mach’s selbst“-Falle umgehen

„Bis ich das erklärt habe, habe ich es schon selbst gemacht!“ und „Ich bin die Einzige, die sich wirklich damit auskennt“: Sätze wie diese sollten Sie aus Ihrem Repertoire streichen. Denn Delegieren bedeutet abzugeben: Aufgaben, aber auch Verantwortung und Kompetenzen. Denn Sie können schlicht nicht alles selbst erledigen. Trauen Sie Ihren Kolleginnen also ruhig etwas zu.

2. Kompetenzen der Teamkolleginnen kennen

Nicht jeder kann jede Aufgabe gleich gut erledigen, aber jeder hat seine Stärken. Überlegen Sie also: Wer kann die Aufgabe übernehmen, wer hat schon Vorerfahrungen oder Fachkenntnisse? Kann es der Azubi machen oder doch lieber die MFA/ZFA? Wer hat zeitliche Kapazitäten, wem würde die Aufgabe Spaß machen? Wer anspruchsvolle Aufgaben bekommt, sieht das oft als Vertrauensbeweis und entwickelt neue Motivation und Fähigkeiten.

3. Step by Step-Delegation

Bevor Sie loslegen, Aufgaben direkt zu verteilen – führen Sie die Kolleginnen Schritt für Schritt an ein Thema heran: Übergeben Sie einer Kollegin zunächst eine exakt definierte Aufgabe, die genauso umgesetzt werden soll. Hat das geklappt, geben Sie ihr etwas Zeit, sich weiter in das Thema einzuarbeiten, eigene Ideen mit einzubringen, nach Rücksprache umzusetzen. Fühlt sich Ihre Kollegin sicher mit dem, was sie tut, lassen Sie sie eigenständig arbeiten und entscheiden. Besprechen Sie regelmäßig, wie es läuft und ob etwas verändert werden muss. So weiß Ihre Kollegin genau, was zu tun ist, und Sie wissen, dass es auch gut gemacht wird. Dieses gegenseitige Vertrauen ist das Ziel des Delegierens.

4. Ärztinnen und Ärzte entlasten

Jede Praxis ist anders organisiert: Manche Chefs geben alles ab, andere wollen alles selbst erledigen. Um eine Praxis wirtschaftlich zu führen, sollten Arzt oder Ärztin jedoch Zeit für ihre Patienten und unternehmerische Entscheidungen haben. Organisieren Sie als Praxismanagerin alle Abläufe daher so, dass dieser Freiraum vorhanden ist. Erledigt Ihr Chef Aufgaben, die auch von Ihnen oder dem Team übernommen werden können, sprechen Sie ihn darauf an.

5. Aufgaben eindeutig definieren

Bevor Sie eine Aufgabe delegieren, überlegen Sie: Was soll warum und mit welchem Ergebnis gemacht werden? Verschaffen Sie sich erstmal selbst einen Überblick: Gibt es beispielsweise Vorschriften, haben Sie alle Infos? Erklären Sie im Briefing der Kollegin ganz genau: 1. Was ist genau zu tun? 2. Warum muss es getan werden? 3. Welche Ergebnisse werden erwartet? 4. Bis wann muss alles fertig sein? Gut ist, wenn sich Ihre Kollegin alles notiert und Sie ihr gleich alle nötigen Arbeitsmaterialien und Infos mitgeben. Am Schluss bitten Sie sie darum, kurz zu wiederholen, was sie verstanden hat. So können Missverständnisse gleich ausgeräumt werden.

6. Klares Timing kommunizieren

Es gibt eilige Dinge und Aufgaben, die etwas Zeit haben. Sie haben den Überblick. Wer eine Aufgabe übernimmt, sollte wissen, bis wann sie erledigt sein muss. Vereinbaren Sie einen Starttermin, eine Deadline und eventuell Zwischentermine, um sich zwischendurch nochmal zu besprechen. Nicht als Kontrolle, sondern um unnötige Arbeitsschritte zu verhindern.

7. Eigenverantwortung von MFAs/ZFAs stärken

Aufgaben zu delegieren bedeutet, Verantwortung abzugeben. Dazu gehört auch, dass Kolleginnen eigene Ideen und Wege entwickeln, Aufgaben zu erledigen. Und das ist gut so! Denn jeder Mensch arbeitet anders und Delegieren bedeutet nicht, jeden einzelnen Schritt vorzuschreiben. Kolleginnen, die mitdenken, mitgestalten und mitentscheiden können und dürfen, sind die beste Entlastung, die Sie sich wünschen können. Sollten dennoch Fehler passieren – und die passieren – pflegen Sie eine positive Fehlerkultur, in der man auch Dinge falsch machen darf und daraus lernt.

8. Team fair delegieren

Die eine MFA/ZFA muss alles machen, die andere nur das, wofür sich kein anderer findet? Da fühlt sich keine Kollegin gerecht behandelt. Delegieren Sie daher fair und ehrlich. Machen Sie transparent, wer was erledigt und warum. Sie sollten zudem für das ganze Team immer ein offenes Ohr haben bei Fragen und Anliegen, denn wer fragt, zeigt, dass er ein gutes Ergebnis erzielen will. Seien Sie auch selbst offen für Kritik, denn von guten Verbesserungsvorschlägen profitieren alle.

9. Feedback geben

Wenn eine Aufgabe erledigt wurde, vergessen Sie nicht, sich mit ihrer Teamkollegin zu einem kleinen Feedbackgespräch zusammenzusetzen. Was lief super, wo könnte es noch besser werden? Das schafft ein gutes Arbeitsklima und verbessert Arbeitsabläufe. Und ein ehrliches Dankeschön zeigt, dass Sie die geleistete Arbeit wirklich zu schätzen wissen.