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Datenschutz: Sieben Regeln für das Homeoffice
„Das Telefon der Praxis wird zu mir umgeleitet“, berichtet eine MFA aus dem Homeoffice. „Ich bearbeite E-Mails und Recalls, bin aber schon mit dem Telefon mehr als gut beschäftigt. Meine Kolleginnen und Chefinnen meinen, es wäre viel entspannter in der Praxis ohne Telefon und man könnte viel konzentrierter arbeiten.“ Eine andere MFA arbeitet schon seit zwei Jahren aus dem Homeoffice und schreibt auf unserer Facebook-Seite: „Ich mach dann so Sachen wie QM, Abrechnungskontrollen, Privatabrechnung, Personalplanung etc.“
Andere MFAs merken an, dass Homeoffice für ihre Praxis schwierig sei. „Wir sind auf jedes Personal angewiesen“, meint eine. Eine andere fragt: „Arbeite beim Urologen. Hmm. Zuhause Katheter wechseln?“
Ein Praxis-Laptop hat viele Vorteile
Die Blitzumfrage des PKV Instituts hat gezeigt: Ja, Homeoffice für MFAs und ZFAs ist möglich, wenn die Praxisleitung dahinter steht. Allerdings muss der Datenschutz zuhause am Schreibtisch genauso streng eingehalten werden wie in der Praxis. Gut ist daher ein Praxis-Laptop, so dass die MFA oder ZFA nicht ihre eigenen Geräte nutzen muss. So kann sie Privates von Beruflichem trennen. Ein weiterer Vorteil: Mit einem Praxis-Laptop können sich mehrere Kolleginnen abwechseln und ihn mit nach Hause nehmen.
Datenschutz in den eigenen vier Wänden
Im Homeoffice sollten sieben feste Regeln gelten, um die Sicherheitsstandards einzuhalten:
- Sicherer Aufbewahrungsort: Bewahren Sie sowohl den Computer als auch Papierdokumente, wenn möglich, in einem verschlossenen Schrank auf.
- Verschlüsselung: Verschickte E-Mails, der Zugang zum Praxisserver sowie die Festplatte des Laptops sind verschlüsselt.
- Praxishardware nutzen: Bitten Sie die Praxisleitung, Ihnen einen Laptop mit allen dazugehörigen Sicherheitsprogrammen, wie z. B. der Firewall, zu stellen.
- Trennung von privaten Daten: Nutzen Sie den Praxis-Laptop nicht zu privaten Zwecken. Fremde Nutzer wie die eigenen Kinder oder der Partner dürfen keinen Zugriff darauf haben. Sollten Sie trotz aller Sicherheitsbedenken ein privates Gerät für Ihre Praxistätigkeit nutzen, dürfen Sie darauf wiederum keine Praxisdaten speichern. Nutzen Sie stattdessen eine VPN-Leitung.
- Müll datenschutzkonform entsorgen: Manchmal lässt es sich nicht vermeiden, personenbezogene Daten auszudrucken. Entsorgen Sie diese Papiere datenschutzgerecht – am besten im Schredder der Praxis.
- Bildschirmsperre: Stellen Sie den Bildschirm so ein, dass er nach wenigen Minuten automatisch gesperrt wird.
- Passwörter: Passwortsicherheit hat oberste Priorität. Erfüllen Sie im Homeoffice die gleichen Standards wie in der Praxis, wenn Sie Passwörter erstellen.
Für alle, die sich zum Datenschutz weiterbilden möchten, bietet das PKV-Institut den Fernlehrgang „Datenschutzbeauftragte/r in der Arzt- und Zahnarztpraxis“ an. In Lektion 4 geht es um Datenschutz digital: „Mit PC, Internet und Social Media sicher umgehen“.
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